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Backup oder Archiv? Wofür beides da ist und warum das eine das andere nicht ersetzt

Ein Backup (eine Datensicherung) ist eine Kopie, die Sie vorhalten, um Daten nach einem Verlust oder Schaden wiederherzustellen. Ein Archiv ist ein Bestand von Unterlagen, den Sie für einen langen, festen Zeitraum aufbewahren, um sie wiederzufinden und zu zeigen, was sie wann besagten. Die beiden beantworten verschiedene Fragen, folgen einer anderen Aufbewahrungslogik und scheitern auf verschiedene Weise, das eine ersetzt das andere also nicht. Für ein Unternehmen in Deutschland ist der Unterschied nicht akademisch: Ein rotierendes Backup ist darauf gebaut zu vergessen, während die Regeln für Geschäftsunterlagen darauf zielen, sie unverändert aufzubewahren.

Lucas Flores Von , IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am

Wofür ist ein Backup da, und wofür ein Archiv?

Das SNIA Dictionary, das gemeinsame Vokabular der Speicherbranche, definiert die beiden über ihren Zweck. Ein Backup ist eine Sammlung von Daten, die für die Wiederherstellung aufbewahrt wird, falls das Original verloren geht oder unzugänglich wird. Ein Archiv ist eine Sammlung von Datenobjekten in einem Speichersystem, deren Hauptzweck die langfristige Bewahrung und Aufbewahrung dieser Daten ist. Die Definition des NIST in SP 800-34 sagt aus Sicht der Notfallplanung dasselbe: eine Kopie, die vorgehalten wird, damit sich Systeme wiederherstellen lassen. Das BSI trennt die beiden ebenso: Wo Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, sollen die Daten archiviert werden, und die Datensicherung hat ihren eigenen Baustein.

Im Alltag beantwortet ein Backup „Bekomme ich das zurück?“ und ein Archiv „Was stand da drin, und kann ich es belegen?“ Das eine betrifft die Daten, mit denen Sie arbeiten, das andere Unterlagen, die Sie später vorlegen können müssen.

Wie unterscheiden sich Backup und Archiv?

Aspekt Backup Archiv
Die Frage, die es beantwortet Bekomme ich das nach einem Verlust zurück? Was besagte diese Unterlage, wann kam sie an, und kann ich zeigen, dass sie nicht verändert wurde?
Was es enthält Sicherungsstände: den Zustand eines Postfachs, einer Platte oder einer VM zu bestimmten Zeitpunkten. Jede Unterlage einmal, so wie sie empfangen oder erstellt wurde, mit eigenem Nachweis.
Wann Daten erfasst werden Nach Zeitplan; es sieht also, was existiert, wenn ein Lauf stattfindet. So früh wie möglich, idealerweise bevor jemand die Unterlage ändern oder löschen kann, wie beim Journaling von Mail. Die Erfassung aus dem Postfach kurz nach der Zustellung ist die schwächere Form.
Wie lange es aufbewahrt wird Ein Zeitraum, den Sie wählen, meist Wochen bis wenige Jahre, mit dem Alter ausgedünnt. Ein Zeitraum aus Gesetz, Vertrag oder Richtlinie, oft 6 bis 10 Jahre, und nicht ausgedünnt.
Wer löschen darf Administratoren und der Aufbewahrungsjob, so ist es gedacht. Niemand vor Ablauf der Frist; ein Hold kann sie verlängern.
Was belegt, dass es in Ordnung ist Prüfsummen und Restore-Tests, die zeigen, dass es sich zurücklesen lässt. Manipulationsnachweis oder Unveränderlichkeit, etwa eine Hash-Kette oder Speicher, der nur einmal beschreibbar ist.
Wie Sie Daten herausbekommen Ein Restore in ein System, oft auf einen gewählten Zeitpunkt. Suche, Abruf und Export. Es ist kein Zurücksetzen.
Wenn Sie es für die andere Aufgabe nutzen Als Archiv vergisst es: Die Unterlage ist weg, sobald ihre Sicherungsstände aus der Rotation fallen. Als Backup ist es starr: Es gibt keinen Zeitpunkt, auf den sich ein Postfach zurücksetzen ließe, und alles wird so lange aufbewahrt wie eine Unterlage.

Archivierung oder Journaling: Was ist der Unterschied?

Journaling ist keine Art von Archiv, sondern ein Weg, ein Archiv mit Mail zu füllen. In Exchange und Exchange Online sorgt eine Journalregel dafür, dass der Server für jede Nachricht in ihrem Bereich (interne, externe oder alle Nachrichten) einen Journalbericht verschickt, während die Nachricht den Mailtransport der Organisation durchläuft. Die Originalnachricht hängt unverändert als Anlage am Bericht, und der Bericht nennt Absender, Betreff, Nachrichten-ID und Empfänger; Microsoft nennt das Umschlagjournal.

Ein Archiv ist das, was diese Berichte empfängt und aufbewahrt: jeden Beleg einmal, für die Aufbewahrungsfrist, mit Suche, Export und dem Nachweis, dass nichts verändert wurde. Journaling entscheidet, wann und wie Mail erfasst wird, Archivierung, wie lange und wie sicher sie aufbewahrt wird. Das eine funktioniert nicht ohne das andere:

Microsoft selbst nennt Journaling ein älteres Feature, das Daten aus Microsoft 365 hinausverschiebt, und empfiehlt die eigene Aufbewahrung, wo sie genügt. Journaling bleibt der Erfassungsweg für Organisationen, die eine Kopie außerhalb des Mandanten brauchen. Das Wort hat in der Speichertechnik noch eine ganz andere Bedeutung: Ein Journaling-Dateisystem protokolliert anstehende Änderungen, damit es einen Absturz übersteht. Mit dem Aufbewahren von Mail hat das nichts zu tun.

In Restow empfangen Business und Service Provider Journalberichte von Exchange Online per SMTP (dafür braucht es ein eigenes TLS-Zertifikat) und Kopien, die ein Mailanbieter weiterleitet; seit 0.4.4 erfassen sie zusätzlich aus dem Postfach per Microsoft Graph und IMAP-Abgleich, zeitnah und nicht vollständig. Jede Edition kann alte Mail mit Archivierung importieren. Einzelheiten stehen unten im Kasten „So macht es Restow“.

Warum ist Aufbewahrung keine Wiederherstellung, und Wiederherstellung keine Aufbewahrung?

Das Wort „Aufbewahrung“ meint zwei verschiedene Dinge. Die Aufbewahrung von Backups (Retention) entscheidet, wie viele Sicherungsstände Sie wie lange behalten: eine betriebliche Entscheidung darüber, wie weit zurück Sie womöglich müssen. Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen entscheidet, wie lange eine Unterlage verfügbar bleiben muss: eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht. Ein Backup, das jeden Sicherungsstand 30 Tage und ausgedünnte ein Jahr behält, kann eine Frage zu einer Mail von vor sechs Jahren nicht beantworten, und ein Archiv, das jede Mail acht Jahre hält, kann ein Postfach nicht so zurücksetzen, wie es letzten Dienstag war.

Microsoft zieht dieselbe Linie innerhalb von Microsoft 365. Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen erhalten Inhalte für die Compliance und erzeugen keine Sicherungsstände, auf die Sie zurückgehen können; deshalb ist Aufbewahrung kein Backup.

Kann ein System beides?

Es kann, wenn es die beiden Regelwerke auseinanderhält. Es kommt nicht auf das Produkt an, sondern auf vier Eigenschaften: wann Daten erfasst werden, wer sie löschen kann, ob ältere Kopien ausgedünnt werden und ob der Speicher belegen kann, dass nichts verändert wurde. Wird ein Speicher nach den Regeln eines Backups betrieben, geht für Unterlagen dreierlei schief:

Wird derselbe Speicher nach den Regeln eines Archivs betrieben, wird die betriebliche Wiederherstellung unnötig starr und teuer: Jeder Sicherungsstand wird für die ganze Frist der Unterlagen aufbewahrt, und etwas zurückzubekommen heißt, abzurufen und neu zu importieren, statt zurückzusetzen.

Halten Sie das Wort „Archiv“ auch von einer dritten Bedeutung getrennt: Manche ältere Produkte verschieben Mail aus dem Postfach oder ersetzen sie durch Verweise, um Platz zu sparen. Das ist Speicherverwaltung, nicht die unabhängige Kopie, um die es hier geht.

Was ändert der GoBD-Blick für ein Unternehmen in Deutschland?

Geschäftliche E-Mail, die ein Handelsbrief ist oder zu einer Buchung gehört, ist nach deutschem Recht eine Unterlage. Sie muss sechs Jahre (Handels- und Geschäftsbriefe), acht Jahre (Buchungsbelege) oder zehn Jahre (Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse) aufbewahrt werden, und die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 AO, § 257 HGB). Die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur elektronischen Führung und Aufbewahrung solcher Unterlagen, ergänzen Anforderungen an das Wie: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar, mit Verfahrensdokumentation.

Gegen die obige Tabelle gelesen, passt ein rotierendes Backup schlecht zu diesen Anforderungen. Es vergisst gewollt, es sieht nur, was im Moment eines Laufs existierte, und die Menschen, die es betreiben, können es löschen. Das heißt nicht, dass Sie keine Backups brauchen: Sie brauchen beides. Ein GoBD-Zertifikat, das Sie in der Hand halten könnten, gibt es außerdem nicht: Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate, die Verantwortung bleibt also beim Steuerpflichtigen. Was ein Werkzeug bieten kann, ist, für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt zu sein und klar zu sagen, welche Maßnahmen es trifft. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung; lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung bestätigen, was für Sie gilt. Einzelheiten stehen auf der Seite E-Mail-Archivierung nach GoBD und in GoBD und E-Mail-Archivierung, erklärt. Welche E-Mail unter welche Frist fällt, steht auf der Seite Aufbewahrungsfristen für E-Mails, und was in die Verfahrensdokumentation gehört, auf der Seite Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung.

Die beiden Pflichten können auch gegeneinander ziehen. Eine rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung einer Unterlage gehört zu den Ausnahmen vom Recht auf Löschung in der DSGVO; siehe DSGVO und Backups.

Wie kann ein kleines Unternehmen beides betreiben?

  1. Entscheiden Sie, welche Daten Unterlagen sind (Geschäftsmail, Rechnungen, Verträge) und welche Arbeitsdaten. Die erste Gruppe gehört in ein Archiv, die zweite braucht nur Backup.
  2. Erfassen Sie Unterlagen so früh, wie das System es erlaubt, und schreiben Sie die Regel in Ihre Verfahrensdokumentation.
  3. Sichern Sie alles, auch das Archiv. Die 3-2-1-Regel gilt für das Archiv wie für alle anderen Daten.
  4. Legen Sie die beiden Aufbewahrungsregeln getrennt fest: Sicherungsstände in Altersstufen (siehe Generationenprinzip), Unterlagen in Jahren aus der gesetzlichen Regel.
  5. Testen Sie beides. Stellen Sie aus einem Backup in ein Testziel wieder her, und rufen Sie eine Unterlage aus dem Archiv ab und prüfen Sie ihren Nachweis.
  6. Schreiben Sie auf, wer was löschen darf und wer einen Hold setzen oder aufheben darf.

So macht es Restow

Restow hält Backup und Archiv im selben Speicher und unter getrennten Regeln. Keines von beiden löscht etwas aus Ihrem Postfach: Beide sind zusätzliche Kopien.

Die Backup-Seite

Backups laufen nach einem Zeitplan, den Sie in einem Job setzen, und Sicherungsstände werden nach einer Aufbewahrungsrichtlinie behalten: Altersstufen für Mail- und Microsoft-365-Jobs, tägliche, wöchentliche und monatliche Anzahlen für Server, Clients, Dateifreigaben und Proxmox-VE-Jobs. Wiederherstellungen sind standardmäßig nicht-destruktiv, und eine wöchentliche Restore-Prüfung liest eine Stichprobe jedes Backups zurück. Siehe Microsoft-365- und IMAP-Backup, Restore und Verifizierung.

Das Archiv, in jeder Edition

Ein Mail-Speicher, der nur angehängt wird, mit SHA-256-Hash-Kette. Die Kettenprüfung („Kette prüfen“) kontrolliert jedes Glied, die täglichen Anker, die jede Nacht geschrieben werden, und auf Wunsch eine Stichprobe der Nachrichteninhalte. Archivierte Mail lässt sich durchsuchen (Betreff, Adressen und, bei importierter Mail, Nachrichtentext, nicht Anhänge), in Restow lesen, als .eml herunterladen und als EML in einer ZIP-Datei oder als MBOX exportieren. In jeder Edition wird das Archiv durch Mail-Import mit der Option gefüllt, gleichzeitig zu archivieren; die Aufbewahrungsfrist beginnt dann mit dem Importdatum. Siehe Mail-Import, -Export und das Archiv.

Was Business und Service Provider ergänzen

Die für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegte Schicht: Empfang von Exchange-Online-Journalberichten per SMTP („Journal-Empfang“) und, für IMAP-Anbieter und Google Workspace, von Kopien, die der Anbieter weiterleitet (beides erfasst beim Transport, bevor ein Nutzer die Mail anfassen kann; der Empfänger braucht ein eigenes TLS-Zertifikat), Aufbewahrung mit einem durchgesetzten Löschlauf und Legal Hold je Mandant oder Postfach, nur mit Begründung aufgehoben und protokolliert. Seit 0.4.4 kommt die Erfassung aus dem Postfach selbst dazu: Microsoft 365 per Graph-Änderungsbenachrichtigungen, IMAP und Google Workspace per IMAP-Abgleich. Diese Erfassung ist zeitnah: Restow holt die Mail kurz nach der Zustellung, kennzeichnet sie als „Zeitnah“ und behauptet keine Vollständigkeit. Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt; ein amtliches Testat dafür gibt es nicht.

Grenzen, die Sie kennen sollten

  • Die Archivfrist ist auf 8 Jahre festgelegt, gezählt bis zum Ende des Jahres der Erfassung. Keine Oberfläche und keine API setzt bisher eine andere Frist.
  • Was ins Archiv gelangt, bestimmen Sie je Mail-Job durch die Erfassungswege, die Sie wählen (Graph oder Exchange-Journaling für Microsoft 365, IMAP-Abgleich oder weitergeleitete Kopien für IMAP und Google Workspace), und durch das, was Sie importieren. Die zeitnahen Wege können eine Mail verpassen, die gleich nach der Zustellung verschoben oder gelöscht wird, und Restow kann nicht sehen, ob ein Microsoft-365-Mandant gelöschte Mail aufbewahrt, ein Administrator bestätigt das. Diese Wege sind nur gegen simulierte Dienste getestet. Archiv oder Backup je Postfach innerhalb eines Jobs zu wählen, Archiv-Nachweise und die Suche durch Endnutzer sind geplant.
  • Die Hash-Kette macht eine Änderung erkennbar, nicht unmöglich. Unveränderbarkeit ist eine Einstellung jedes Repositorys und aus, bis ein Administrator sie einschaltet. Auf S3 mit Object Lock sperrt sie die Backup-Daten und, weil archivierter Nachrichteninhalt im selben Chunk-Store landet, die Packs, die diesen Inhalt halten; Sperrfrist und Modus (Compliance oder Governance) wählen Sie. Die Datensätze der Archivelemente behalten ihre eigene Aufbewahrung. Auf lokaler Platte und NFS kann der Speicher sie nicht erzwingen: Der eigene Code von Restow verzögert nur das Löschen, was die Oberfläche „Löschverzögerung (nicht unveränderbar)“ nennt und als keine Unveränderbarkeit bezeichnet. Alles wurde gegen einen simulierten S3-Dienst mit Object Lock getestet, noch nicht gegen einen echten. Siehe unveränderliche Backups, WORM und Air Gap und den Abschnitt zu unveränderbaren Backups auf der Speicherseite.
  • Die Aufbewahrung von Backups entfernt nie den neuesten Sicherungsstand eines Objekts, und nichts unter einem Legal Hold wird bereinigt. Ein Sicherungsstand, der noch gesperrt ist, bleibt bis zum Ende seiner Sperre, und die Sicherungsstände eines Objekts mit angehaltener Aufbewahrung bleiben, bis ein Administrator das Anhalten beendet.

Die Dokumentation erklärt die Trennung im Einzelnen: Backup vs. Archiv.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Backup dasselbe wie ein Archiv?

Nein. Ein Backup gibt es, damit Sie Daten nach einem Verlust oder Schaden wiederherstellen können; es wird meist Wochen bis wenige Jahre aufbewahrt und mit der Zeit ausgedünnt. Ein Archiv gibt es, um Unterlagen lange und für einen festen Zeitraum aufzubewahren und zu zeigen, was sie wann besagten; darin wird vor Ablauf der Frist nichts gelöscht.

Kann ich meine Backups als GoBD-Archiv nutzen?

Meist nicht allein. Ein rotierendes Backup ist darauf gebaut, alte Sicherungsstände zu vergessen, es sieht nur, was zum Zeitpunkt eines Laufs existierte, und Administratoren können es löschen, während die GoBD Unterlagen verlangen, die für die Aufbewahrungsfrist vollständig, zeitgerecht und unveränderbar sind. Ob ein bestimmter Aufbau das erfüllt, ist eine Frage an Ihre Steuerberatung; keine Software kann es Ihnen bescheinigen.

Wie lange bewahre ich Backups auf, und wie lange archivierte Mail?

Backups sind eine betriebliche Entscheidung: wie weit zurück Sie gehen können wollen, wobei ältere Sicherungsstände ausgedünnt werden. Archivfristen kommen aus Regeln. In Deutschland sind die üblichen Fristen sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht für Buchungsbelege und zehn für Bücher und Jahresabschlüsse (§ 147 AO, § 257 HGB), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.

Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Journaling?

Journaling ist ein Weg, Mail zu erfassen: Eine Exchange-Journalregel schickt für jede Nachricht in ihrem Bereich einen Journalbericht mit der Originalnachricht als Anlage, während die Nachricht den Mailtransport durchläuft. Archivierung heißt, diese Belege für die Aufbewahrungsfrist unverändert, durchsuchbar und exportierbar aufzubewahren. Journaling füllt ein Archiv und ersetzt es nicht: Exchange Online kann Journalberichte nicht einmal in eigenen Postfächern ablegen, sie müssen in ein Archiv außerhalb.

Entfernt Archivieren Mail aus dem Postfach?

Das muss es nicht. Manche ältere Archivierungsprodukte verschieben Mail oder ersetzen sie durch Verweise, um Platz zu sparen, was eine dritte Bedeutung des Wortes ist. Ein Archiv, das eine unabhängige Kopie ist, lässt das Postfach, wie es ist; was mit dem Original geschieht, bestimmen Ihre eigene Aufbewahrung im Postfach und der Benutzer.

Braucht ein Archiv ein eigenes Backup?

Ja. Ein Archiv schützt Unterlagen vor Veränderung, nicht vor Verlust: Wird sein Speicher zerstört oder geht das Konto verloren, das es hält, sind die Unterlagen weg. Wenden Sie auf das Archiv dieselbe Regel für Kopien und Orte an wie auf alles andere.

Quellen

Gelesen am 29. Oktober 2026.

  1. SNIA Dictionary (Stand 28. April 2026, englisch): backup und archive. Ein Backup dient der Wiederherstellung, ein Archiv der Langzeitaufbewahrung
  2. NIST-Glossar: backup (aus NIST SP 800-34 Rev. 1, englisch). Eine Kopie von Daten und Software, damit sich Systeme wiederherstellen lassen
  3. BSI: Umsetzungshinweise zum Baustein CON.3 Datensicherungskonzept. Wo Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, sollten die Daten archiviert werden (Baustein OPS.1.2.2 Archivierung); eine Spiegelung ersetzt keine Datensicherung
  4. § 147 Abgabenordnung (AO). Aufbewahrungsfristen von 6, 8 und 10 Jahren, ihr Beginn mit dem Ende des Kalenderjahres, Aufbewahrung auf Datenträgern
  5. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Dieselben Fristen nach Handelsrecht
  6. Bundesministerium der Finanzen: GoBD, BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (zweite Änderung des Schreibens vom 28. November 2019). Die GoBD stellen Anforderungen daran, wie Geschäftsunterlagen geführt werden, nicht nur daran, wie lange
  7. Microsoft Learn: Journale in Exchange Online. Bereiche einer Journalregel, Inhalt eines Journalberichts und warum das Journalpostfach nicht in Exchange Online liegen kann
  8. Restow-Dokumentation: Archiv und Journaling. Welche Erfassungswege Restow bietet und was jeder davon sieht
  9. Microsoft Learn: Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zum Beibehalten oder Löschen von Inhalten. Aufbewahrung als Compliance-Werkzeug: was sie aufbewahrt, löscht und wie lange
  10. Restow-Dokumentation: Backup vs. Archiv. Wie Restow die beiden auseinanderhält