Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung: Inhalt, Aufbau und Vorlage

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein DV-System organisatorisch und technisch arbeitet, hier das E-Mail-Archiv: wie E-Mails erfasst, gespeichert, geschützt, gefunden, aufbewahrt und gelöscht werden. Die GoBD verlangen sie für jedes DV-System (Randziffer 151). In der Regel besteht sie aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (Randziffer 153), und die Beschreibung des internen Kontrollsystems gehört dazu (Randziffer 102). Für die E-Mail-Archivierung gehören unter anderem der Erfassungsweg, der Umfang, Speicher, Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung, Legal Hold, die Prüfungen und die Änderungshistorie hinein. Unten steht eine Vorlage zum Herunterladen. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Von Lucas Flores, IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am 2026-10-22

Was ist eine Verfahrensdokumentation, und warum brauchen Sie sie für ein E-Mail-Archiv?

In § 147 AO und § 257 HGB kommt das Wort nicht vor. Beide Vorschriften verlangen aber, dass Sie neben den Büchern und Aufzeichnungen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aufbewahren (jeweils Absatz 1 Nummer 1). Den Begriff Verfahrensdokumentation und seine Anforderungen enthalten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie sind ein BMF-Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder und keine Rechtsnorm, werden aber in Prüfungen angewendet.

Nach Randziffer 151 muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Der Umfang richtet sich danach, was zum Verständnis des Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen und der aufbewahrten Unterlagen nötig ist. Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Information über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden und die maschinelle Auswertbarkeit bis zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion (Randziffer 152).

Für ein E-Mail-Archiv folgt daraus: E-Mails sind nach ihrer Funktion zu behandeln. Eine Mail mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs ist in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig; eine Mail, die nur als Transportmittel dient, etwa für eine angehängte Rechnung, ist es nicht (Randziffer 121). Eingegangene Unterlagen sind in der Form aufzubewahren, in der sie eingegangen sind, und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, und das gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder in einem anderen DV-System erfolgt (Randziffern 119 und 131). Ein Archiv, das solche Mails hält, ist deshalb ein System, dessen Verfahren Sie beschreiben sollten. Zwei Randziffern nennen ausdrücklich Bestandteile der Verfahrensdokumentation: die Beschreibung des internen Kontrollsystems (Randziffer 102) und die Beschreibung der Datensicherung (Randziffer 106).

Fehlt die Dokumentation oder ist sie ungenügend, liegt nach Randziffer 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Das ist keine Entwarnung: Ob sie gewahrt sind, beurteilt im Einzelfall die Finanzbehörde, und eine fehlende Beschreibung erschwert es, das zu belegen.

Aus welchen Teilen besteht eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD nennen vier Teile als Regel (Randziffer 153) und rechnen die Beschreibung des internen Kontrollsystems dazu (Randziffer 102). Eine feste Form schreiben sie nicht vor.

Teil	Beantwortet die Frage	Beispiele für ein E-Mail-Archiv
Allgemeine Beschreibung	Wozu gibt es das Verfahren, und wer ist wofür zuständig?	Zweck und Geltungsbereich, beteiligte Systeme, welche Mails archiviert werden, Aufbewahrungsklassen, Rollen und Verantwortliche.
Anwenderdokumentation	Wie arbeiten die Nutzer damit?	Wer suchen, lesen und exportieren darf, wie ein Abruf abläuft, was Nutzer nicht verändern können, an wen sie Störungen melden.
Technische Systemdokumentation	Wie ist das System aufgebaut, und was tut es?	Erfassungsweg, Datenformate, Speicherort, Verschlüsselung, Schutz vor Veränderung, Index und Suche, Schnittstellen, Programmversionen.
Betriebsdokumentation	Wie wird es betrieben und gepflegt?	Berechtigungen, Datensicherung des Archivs, Aufbewahrung und Löschung, Legal Hold, Überwachung, Updates, Systemwechsel, Dienstleister.
Internes Kontrollsystem	Wie stellen Sie sicher, dass es so läuft wie beschrieben, und wie belegen Sie das?	Vollständigkeitsprüfung, Integritätsprüfung, Abruf- und Restore-Tests, Prüfung der Zugriffsrechte, Nachweis der Durchführung (Randziffer 100: Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren).

Was gehört bei der E-Mail-Archivierung konkret hinein?

Die GoBD geben für E-Mail kein Schema vor. Die Tabelle ordnet die Themen, die sich aus den Randziffern und aus der Praxis eines E-Mail-Archivs ergeben, und nennt, wo ein Bezug besteht. Sie ist eine Arbeitsgrundlage, keine vollständige Liste für Ihren Fall.

Thema	Was die Dokumentation festhalten sollte	Bezug
Erfassungsweg	Wie die Mail ins Archiv kommt und ab wann, für jede Art von Postfach: Journaling oder eine Kopie, die der Mailanbieter weiterleitet (entsteht beim Transport, bevor ein Nutzer die Mail ändern kann), eine Erfassung aus dem Postfach kurz nach der Zustellung (Microsoft Graph, IMAP-Abgleich) oder ein Import aus Dateien; welche Wege kombiniert werden und wie dieselbe, zweimal erfasste Mail einmal aufbewahrt wird. Welche Lücken jeder gewählte Weg lässt, zum Beispiel eine Mail, die zwischen Zustellung und Erfassung verschoben oder gelöscht wird, BCC-Empfänger, die eine weitergeleitete Kopie nicht zeigt, Mails aus der Zeit vor der Einrichtung (einmalig übernommen und als nachträglich erfasst markiert), Entwürfe und nie versandte Mails.	Randziffern 66, 67, 117
Umfang	Was archiviert wird und was nicht, nach welchem Kriterium, wer das entschieden hat und wo die Entscheidung steht. Maßgeblich ist die Funktion einer Mail, nicht ihre Bezeichnung; die Rechnung im Anhang einer reinen Transportmail bleibt aufbewahrungspflichtig. Wie private Nachrichten, Newsletter und Spam behandelt werden.	Randziffer 121
Formate und Konvertierung	In welchem Format Mails und Anhänge aufbewahrt werden; ob konvertiert wird und wie dabei die ursprüngliche Fassung erhalten, derselben Aufzeichnung zugeordnet und die konvertierte Fassung gekennzeichnet bleibt; wie bei E-Rechnungen der strukturierte Teil erhalten bleibt.	Randziffern 119, 131, 135
Speicherung	Wo und auf welchem Medium das Archiv liegt, wer den Speicher betreibt, wie es gegen Verlust gesichert ist (zum Beispiel eine Kopie an einem zweiten Ort) und was bei einem Systemwechsel oder einer Migration geschieht.	Randziffern 103, 106, 142
Verschlüsselung	Was verschlüsselt ist, mit welchem Verfahren, wer die Schlüssel verwaltet und wie sie gesichert sind. Wie sichergestellt ist, dass die Unterlagen für die ganze Aufbewahrungsdauer entschlüsselt zur Verfügung stehen, auch nach einem Schlüsselverlust oder dem Wechsel von Personen oder Dienstleistern.	Randziffer 134
Schutz vor Veränderung	Mit welchen Maßnahmen eine archivierte Mail nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann, und was jede Maßnahme leistet und was nicht: technisch (zum Beispiel ein nur anhängender Speicher, eine Hash-Kette, speicherseitige Sperren), softwareseitig (Protokollierung, Versionierung) und organisatorisch (Berechtigungskonzept). Wie spätere Änderungen und Löschungen protokolliert werden.	Randziffern 107 bis 112, insbesondere 110
Zugriffsrechte	Wer lesen, suchen, exportieren, löschen und Einstellungen ändern darf; wie Rechte vergeben, überprüft und entzogen werden; wie Administratoren kontrolliert werden.	Randziffern 103, 110
Aufbewahrung und Löschung	Welche Klassen es gibt und wie lange sie gelten, wie das Fristende berechnet wird, wie mit der Verlängerung bei offener Steuerfestsetzung umgegangen wird, wer eine Löschung auslöst und freigibt, wie gelöscht wird und wie die Löschung protokolliert wird. Die Fristen finden Sie auf der Seite Aufbewahrungsfristen für E-Mails.	Randziffern 59, 119; § 147 Abs. 3 AO
Legal Hold	Wer die Löschung für bestimmte Mails aussetzen darf, aus welchen Anlässen (zum Beispiel ein Rechtsstreit oder eine laufende Prüfung), mit welcher Begründung und wie Aussetzung und Aufhebung dokumentiert werden.	Kein Begriff der GoBD; steht im Zusammenhang mit § 147 Abs. 3 Satz 5 AO
Prüfungen	Welche Kontrollen in welchem Rhythmus laufen, wer sie durchführt und wo die Ergebnisse liegen: Integritätsprüfung des Archivs (zum Beispiel Prüfung einer Hash-Kette), Abruf- und Restore-Test, Stichprobe auf Vollständigkeit gegen das Postfach, Prüfung der Zugriffsrechte, anlassbezogene Prüfung nach einem Systemwechsel.	Randziffern 60, 100, 101, 102
Datenzugriff und Auswertbarkeit	Wie Sie einer Außenprüfung Zugriff geben (Einsicht, mittelbarer Zugriff, Datenüberlassung), in welchen Formaten exportiert wird, ob der Export ohne das Archivsystem lesbar ist und welche Teile der Dokumentation Sie vorlegen.	Randziffern 125 bis 129, 158 bis 160; § 147 Abs. 6 AO
Verantwortlichkeiten	Wer für Fachseite, Technik, Datenschutz und Freigabe der Dokumentation zuständig ist, wer vertritt, welche Aufgaben bei einem Dienstleister liegen und wie dieser vertraglich eingebunden ist.	Randziffer 151 (Ausgestaltung nach Organisationsstruktur)
Änderungshistorie	Version, Datum, Änderung, Grund und Freigabe jeder Fassung der Dokumentation; welche Programmversionen wann im Einsatz waren.	Randziffer 154

Wer schreibt sie, und wie bleibt sie aktuell?

Die Verfahrensdokumentation ist das Dokument Ihres Unternehmens. Ein Hersteller kann technische Fakten beisteuern, beschreiben kann er aber nur seine Software, nicht Ihr Verfahren: wer bei Ihnen Rechte vergibt, welche Mails Sie archivieren, wie lange, wer die Kontrollen durchführt. Nach Randziffer 154 muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten voll entspricht, insbesondere bei den Versionen der Programme. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein; dem genügt es, wenn sie versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. Und die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig ist: Alte Fassungen gehören nicht in den Papierkorb.

Praktisch heißt das: Schreiben Sie, was tatsächlich gilt, nicht was wünschenswert wäre. Legen Sie fest, wer die Dokumentation pflegt. Prüfen Sie sie bei jedem Anlass, der das Verfahren ändert, etwa einem neuen Erfassungsweg, einem neuen Speicher, dem Wechsel des Anbieters, geänderten Fristen oder einem Update mit geänderter Funktion; Randziffer 101 nennt den Systemwechsel als Anlass, zu prüfen, ob das eingesetzte System dem dokumentierten entspricht. Planen Sie außerdem eine regelmäßige Überprüfung ohne Anlass.

Vorlage zum Herunterladen

Vorlage Verfahrensdokumentation E-Mail-Archivierung (Markdown, Deutsch)

Die Vorlage ist ein Gerüst mit Überschriften und Ausfüllhinweisen und neutralen Platzhaltern wie [Name des Unternehmens]. Sie folgt den Teilen aus dem Abschnitt oben, enthält die Themen der Tabelle und führt eine Änderungshistorie. Sie ist kein ausgefülltes Muster, enthält keine rechtlichen Aussagen für Ihren Fall und ersetzt keine Beratung. Sie liegt als Markdown-Datei vor, die sich in jedem Texteditor öffnen lässt; den Inhalt können Sie in Word oder LibreOffice einfügen. Eine Word-Datei gibt es nicht.

Laden Sie die Vorlage herunter und gehen Sie die Teile der Reihe nach durch.
Ersetzen Sie jeden Platzhalter durch Ihre tatsächlichen Angaben und streichen Sie, was nicht zutrifft.
Lassen Sie die Fassung von Ihrer Steuerberatung und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Legen Sie die freigegebene Fassung versioniert ab, behalten Sie frühere Fassungen und tragen Sie einen Termin für die nächste Überprüfung ein.

So macht es Restow

Restow schreibt Ihre Verfahrensdokumentation nicht. Ihre Organisation, Ihre Entscheidungen und Ihre Kontrollen bleiben Sache Ihres Unternehmens. Was Restow beisteuert, sind die technischen Fakten über das Archiv, und sie stehen in der Dokumentation, die als Quelle für Ihre Beschreibung dient: Archivierung und Journaling (Erfassungswege, Hash-Kette, Speicherziele, Aufbewahrung und Legal Hold) und GoBD und Nachweise (was das Archiv anstrebt und was Restow nicht behauptet).

Was Restow aufzeichnet

Hash-Kette. Das Archiv wird nur angehängt, und jedes Element erhält einen verketteten SHA-256-Hash. Die Archivprüfung („Kette prüfen“) hat drei Teile: jedes Glied, der Abgleich mit den Tagesankern, die der Worker jede Nacht versiegelt, und auf Wunsch eine Stichprobe der gespeicherten Nachrichten. Jede Prüfung wird im Audit-Log festgehalten. Die Kette macht eine Änderung erkennbar, nicht unmöglich, und die Anker bleiben bisher in Restow.
Audit-Log. Es ist hash-verkettet und zeichnet in jeder Edition jedes Lesen und Wiederherstellen auf; beim Archiv gehören Suchen, gelesene Elemente und Downloads dazu. Ansicht und Export (CSV, JSON mit Hashes) gehören zu Business und Service Provider.
Löschläufe. In Business und Service Provider entfernt ein täglicher Löschlauf nur abgelaufene Elemente ohne Legal Hold und schreibt jede Löschung mit den Hashes des Elements ins Audit-Log. Ohne diese Funktion löscht Restow nichts aus dem Archiv.
Nachweisbericht als API. Die Integrations-API liefert in jeder Edition einen Bericht als JSON (GET /api/v1/archive/report): Mandant, Zeitraum, Zahl und Größe der Elemente, Elemente je Erfassungsweg, Tagesanker des Zeitraums, hinterlegte Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Holds. Das Lesen des Berichts wird protokolliert. Er führt die Kettenprüfung nicht selbst aus; ein PDF-Bericht und eine Oberfläche dafür gibt es noch nicht.

Was geplant ist

Ein Generator für die Verfahrensdokumentation ist für ein kommendes Release geplant (Roadmap: „Generator für die Verfahrensdokumentation“): ein Dokument je Mandant, erzeugt aus der tatsächlichen Konfiguration und einer Vorlage, als Markdown und PDF, versioniert und datiert. Die veröffentlichte Version erzeugt es nicht. Auch dann bleibt das vollständige Dokument mit seinen organisatorischen Abläufen die Aufgabe Ihres Unternehmens.

Grenzen, die Sie beschreiben sollten

Ins Archiv gelangt nur Mail, die ein gewählter Erfassungsweg erfasst hat oder die der Mail-Import mit Archivierung übernommen hat. Seit 0.4.4 wählt ein Mail-Job in Business und Service Provider je Art von Postfach: Microsoft Graph oder Exchange-Journaling für Microsoft 365, IMAP-Abgleich oder weitergeleitete Kopien für IMAP und Google Workspace. Journaling und weitergeleitete Kopien erfassen beim Transport und brauchen ein eigenes TLS-Zertifikat; Graph und IMAP-Abgleich erfassen kurz nach der Zustellung, sind als „Zeitnah“ gekennzeichnet und nicht vollständig (eine Mail, die dazwischen verschoben oder gelöscht wird, kann fehlen, und Restow kann nicht sehen, ob ein Microsoft-365-Mandant gelöschte Mail aufbewahrt: Ein Administrator bestätigt das). Jobs, die schon vor 0.4.4 archiviert haben, behalten nur das Journaling, bis ein Weg eingeschaltet wird. Die neuen Wege sind nur gegen simulierte Dienste getestet. Beschreiben Sie die Wege, die Sie gewählt haben, und die Lücken, die sie lassen.
Die Archivfrist ist auf 8 Jahre festgelegt (siehe Aufbewahrungsfristen für E-Mails). Der Löschlauf prüft nicht, ob eine Unterlage nach § 147 Abs. 3 AO länger aufbewahrt werden muss; das ist Ihre Entscheidung, etwa mit einem Legal Hold.
Was der Speicher selbst durchsetzt, hängt vom Ziel ab. Auf lokaler Platte und NFS gilt die Unveränderbarkeit nur auf Anwendungsebene; S3 Object Lock ist eine Einstellung je Repository und aus, bis ein Administrator sie einschaltet. Siehe Backup und Archivierung.

Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt. Ein Zertifikat gibt es nicht und kann es nach den GoBD nicht geben (Randziffern 180 und 181). Siehe auch E-Mail-Archivierung nach GoBD.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Die GoBD verlangen für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation (Randziffer 151). Fehlt sie oder ist sie ungenügend, liegt nach Randziffer 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, soweit Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Das beurteilt im Einzelfall die Finanzbehörde; verlassen Sie sich nicht darauf, sondern klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie ausführlich Ihre Dokumentation sein sollte.

Wie umfangreich muss sie sein?

So umfangreich, wie es zum Verständnis des Verfahrens und der aufbewahrten Unterlagen nötig ist. Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein, und ihre Ausgestaltung hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisation und des eingesetzten Systems ab (Randziffer 151). Für ein kleines Unternehmen mit einem einzigen Archivsystem kann sie kurz sein, muss aber vollständig und zutreffend sein.

Kann der Hersteller meines E-Mail-Archivs sie für mich schreiben?

Er kann technische Fakten zu seiner Software beisteuern, zum Beispiel wie die Hash-Kette arbeitet oder was ein Löschlauf tut. Beschreiben kann er aber nur sein Produkt, nicht Ihr Verfahren: wer bei Ihnen Rechte vergibt, welche Mails Sie archivieren, wie lange, wer Kontrollen durchführt. Nach Randziffer 154 muss das beschriebene Verfahren dem tatsächlich eingesetzten voll entsprechen. Die Verfahrensdokumentation bleibt das Dokument Ihres Unternehmens.

Wie lange muss ich die Verfahrensdokumentation aufbewahren?

Ihre Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Randziffer 154). Deshalb gehören auch frühere Fassungen dazu: Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, indem sie versioniert sind und eine Änderungshistorie vorgehalten wird.

Muss ich sie der Betriebsprüfung vorlegen?

Bei einem Datenzugriff müssen die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind (Randziffer 160). Das Datenzugriffsrecht selbst regelt § 147 Abs. 6 AO.

Genügt die Vorlage von dieser Seite?

Nein. Die Vorlage ist ein Gerüst mit Überschriften und Ausfüllhinweisen, kein ausgefülltes Muster und keine Rechtsberatung. Sie wird erst durch Ihre eigenen Angaben zur Verfahrensdokumentation, und die fertige Fassung sollte Ihre Steuerberatung prüfen.

Gibt es ein amtliches Zertifikat für ein E-Mail-Archiv oder eine Verfahrensdokumentation?

Nein. Die GoBD stellen fest, dass die Finanzbehörden weder in einer Außenprüfung noch in einer verbindlichen Auskunft Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit erteilen, und dass Zertifikate oder Testate Dritter gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung haben (Randziffern 180 und 181). Sie können bei der Auswahl einer Software ein Entscheidungskriterium sein, ersetzen aber Ihre eigene Dokumentation nicht.

Quellen

Gelesen am 22. Oktober 2026.

Bundesministerium der Finanzen: GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33. Randziffern 59, 60, 66, 67, 100 bis 112, 117, 119, 121, 131, 134, 135, 142, 151 bis 155, 158 bis 160 und 179 bis 181
Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (zweite Änderung der GoBD). Ändert unter anderem die Randziffern 119 und 131 für E-Rechnungen; die Randziffern 100 bis 112 und 151 bis 155 bleiben unverändert
§ 147 Abgabenordnung (AO). Absatz 1 Nummer 1: die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Absatz 6: Datenzugriff
§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Absatz 1 Nummer 1: dieselben Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen nach Handelsrecht
Restow-Dokumentation: Archivierung und Journaling. Erfassungswege, Hash-Kette, Speicherziele, Aufbewahrung und Legal Hold, Suche, Export und Nachweisbericht
Restow-Dokumentation: GoBD und Nachweise. Was das Archiv anstrebt, was Restow nicht behauptet und der geplante Generator für die Verfahrensdokumentation