# Verfahrensdokumentation E-Mail-Archivierung

**[Name des Unternehmens]**

> Vorlage von restowbackup.com, Stand 22. Oktober 2026. Ein Gerüst mit Überschriften und Ausfüllhinweisen. Es ist kein ausgefülltes Muster, keine Rechts- und keine Steuerberatung und enthält keine rechtlichen Aussagen für Ihren Fall.

## Hinweise zur Nutzung (vor dem Einsatz löschen)

- Die Vorlage ist allgemein gehalten. Passen Sie jeden Abschnitt an Ihr tatsächliches Verfahren an: Streichen Sie, was nicht zutrifft, und ergänzen Sie, was fehlt.
- Beschreiben Sie, was tatsächlich gilt und gelebt wird, nicht was wünschenswert wäre. Die Dokumentation muss dem eingesetzten Verfahren entsprechen.
- Eckige Klammern sind Platzhalter. Ersetzen Sie jeden Platzhalter oder löschen Sie die Zeile. Zeilen, die mit "Auszufüllen" beginnen, sind Hinweise und werden vor dem Einsatz entfernt.
- Die Gliederung folgt den Teilen, die die GoBD üblicherweise nennen (allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation), und führt das interne Kontrollsystem als eigenen Teil.
- Lassen Sie die fertige Fassung von Ihrer Steuerberatung und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
- Die Vorlage darf frei verwendet und angepasst werden. Es gibt keine Gewähr.

## Dokumentenkopf

| Feld | Eintrag |
| --- | --- |
| Unternehmen | [Name des Unternehmens] |
| Verfahren | E-Mail-Archivierung |
| System (Name, Hersteller, Version) | [Systemname, Hersteller, Versionsnummer] |
| Version dieser Dokumentation | [Versionsnummer] |
| Datum dieser Fassung | [TT.MM.JJJJ] |
| Gültig ab | [TT.MM.JJJJ] |
| Erstellt von | [Name, Funktion] |
| Geprüft von | [Name, Funktion] |
| Freigegeben von | [Name, Funktion] |
| Nächste planmäßige Überprüfung | [TT.MM.JJJJ] |

## 1. Allgemeine Beschreibung

### 1.1 Zweck und Geltungsbereich

Auszufüllen: Wozu dient das E-Mail-Archiv in Ihrem Unternehmen, und für welche Gesellschaften, Standorte, Domänen und Postfächer gilt diese Dokumentation?

- Zweck des Verfahrens: [Beschreibung]
- Geltungsbereich (Gesellschaften, Standorte, Domänen): [Aufzählung]
- Zeitraum, ab dem das Verfahren in dieser Form besteht: [Datum]

### 1.2 Rechtliche und interne Grundlagen

Auszufüllen: Welche Vorschriften und internen Regelungen legen Sie dem Verfahren zugrunde? Stimmen Sie die Liste mit Ihrer Steuerberatung ab.

- Vorschriften, auf die sich das Verfahren stützt: [Aufzählung]
- Interne Richtlinien und Anweisungen: [Aufzählung, mit Fundstelle]

### 1.3 Beteiligte Systeme

Auszufüllen: Welche Systeme erzeugen, empfangen, speichern oder verarbeiten E-Mails?

| System | Aufgabe | Anbieter oder Betreiber | Version | Standort |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| [E-Mail-System] | [Postfächer, Versand und Empfang] | [Anbieter] | [Version] | [Standort] |
| [E-Mail-Archiv] | [Aufbewahrung] | [Anbieter oder Eigenbetrieb] | [Version] | [Standort] |
| [weiteres System] | [Aufgabe] | [Anbieter] | [Version] | [Standort] |

### 1.4 Was wird archiviert, was nicht

Auszufüllen: Nach welchem Kriterium entscheiden Sie, welche E-Mails ins Archiv gehören? Wer hat das entschieden, wann, und wo ist die Entscheidung festgehalten?

- Archivierte E-Mails (zum Beispiel Handels- und Geschäftsbriefe, Belege, für die Besteuerung bedeutsame Mails): [Beschreibung]
- Nicht archivierte E-Mails (zum Beispiel reine Transportnachrichten, Newsletter, Werbung, Spam, private Nachrichten): [Beschreibung]
- Umgang mit Anhängen und mit E-Rechnungen: [Beschreibung]
- Umgang mit gesendeten, gelöschten und intern versandten Mails: [Beschreibung]
- Entscheidung getroffen von [Name, Funktion] am [Datum], dokumentiert in [Fundstelle]

### 1.5 Aufbewahrungsklassen

Auszufüllen: Welche Klassen gibt es, und wie wird eine Mail einer Klasse zugeordnet? Die Fristen legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest.

| Klasse | Beispiele | Aufbewahrungsfrist | Fristbeginn | Grundlage |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| [Klasse 1] | [Beispiele] | [Dauer] | [Regel] | [Fundstelle] |
| [Klasse 2] | [Beispiele] | [Dauer] | [Regel] | [Fundstelle] |
| [Klasse 3] | [Beispiele] | [Dauer] | [Regel] | [Fundstelle] |

- Zuordnung bei Mails, die mehrere Klassen berühren: [Regel]
- Verlängerung der Frist, solange sie noch für eine Steuerfestsetzung von Bedeutung sein kann: [Regel und Zuständigkeit]

### 1.6 Rollen und Verantwortlichkeiten

| Rolle | Name oder Stelle | Vertretung | Aufgaben |
| --- | --- | --- | --- |
| Verantwortliche Person für das Verfahren | [Name, Funktion] | [Name] | [Aufgaben] |
| Fachliche Verantwortung (zum Beispiel Buchhaltung) | [Name, Funktion] | [Name] | [Aufgaben] |
| Technische Verantwortung (IT) | [Name, Funktion] | [Name] | [Aufgaben] |
| Datenschutz | [Name, Funktion] | [Name] | [Aufgaben] |
| Dienstleister | [Firma, Ansprechperson] | [Name] | [Aufgaben, Vertragsgrundlage] |

## 2. Anwenderdokumentation

Auszufüllen: Wie arbeiten die Nutzerinnen und Nutzer mit dem Archiv?

### 2.1 Wer darf was

| Gruppe | Suchen und lesen | Exportieren | Wiederherstellen oder abrufen | Einstellungen ändern |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| [Gruppe 1] | [ja oder nein] | [ja oder nein] | [ja oder nein] | [ja oder nein] |
| [Gruppe 2] | [ja oder nein] | [ja oder nein] | [ja oder nein] | [ja oder nein] |

### 2.2 Arbeitsabläufe

- Eine archivierte E-Mail suchen und lesen: [Schritte]
- Eine E-Mail oder mehrere E-Mails exportieren (Format, Ablauf, Freigabe): [Schritte]
- Anfrage der Außenprüfung bearbeiten (wer, in welcher Zeit, in welchem Format): [Schritte]
- Anfrage einer betroffenen Person nach Datenschutzrecht bearbeiten: [Schritte]

### 2.3 Was Nutzer nicht können und nicht dürfen

- Archivierte E-Mails ändern oder vor Fristablauf löschen: [Beschreibung der technischen und organisatorischen Sperre]
- Störungen und Auffälligkeiten melden an: [Stelle, Kontaktweg]

## 3. Technische Systemdokumentation

Auszufüllen: Wie ist das System aufgebaut, und was tut es technisch?

### 3.1 Aufbau und Komponenten

- Überblick über die Architektur (Skizze beifügen): [Beschreibung oder Anhang]
- Komponenten, Hersteller und Versionen: [Aufzählung]
- Schnittstellen zu anderen Systemen: [Aufzählung]
- Eingesetzte Programmversionen und wie Versionswechsel erfasst werden: [Beschreibung]

### 3.2 Erfassungsweg

Auszufüllen: Wie kommt eine E-Mail ins Archiv, und ab wann? Beantworten Sie das für jede Art von Postfach (zum Beispiel Microsoft 365, IMAP, Google Workspace) und für jeden Erfassungsweg, den Sie nutzen. Streichen Sie die Wege, die Sie nicht nutzen.

| Art des Postfachs | Erfassungsweg | Zeitpunkt der Kopie | Mails aus der Zeit vor Einrichtung | Lücken dieses Wegs |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| [Art, zum Beispiel Microsoft 365] | [Weg, zum Beispiel Journaling; Erfassung aus dem Postfach über die Schnittstelle des Mailanbieters; beides] | [Beim Transport / kurz nach der Zustellung / nachträglich] | [Einmalig übernommen und als nachträglich erfasst markiert / nicht übernommen] | [Beschreibung] |
| [Art, zum Beispiel IMAP oder Google Workspace] | [Weg, zum Beispiel eine Kopie, die der Mailanbieter weiterleitet; Abgleich aus dem Postfach per IMAP; beides] | [Beim Transport / kurz nach der Zustellung / nachträglich] | [Einmalig übernommen und als nachträglich erfasst markiert / nicht übernommen] | [Beschreibung] |
| [Mail-Dateien] | [Import aus Dateien] | [Einmalig, nachträglich] | [Entfällt] | [Beschreibung] |

Die üblichen Wege und die Lücken, die Sie jeweils beschreiben sollten:

- Journaling im E-Mail-System oder eine Kopie, die der Mailanbieter an das Archiv weiterleitet: Die Kopie entsteht beim Transport, bevor ein Nutzer die Mail ändern oder löschen kann. Beschreiben Sie: was geschieht, wenn das Archiv nicht erreichbar ist (wie lange der Absender es wiederholt, wohin nicht zustellbare Berichte gehen), ob Empfänger in Blindkopie (BCC) in der Kopie sichtbar sind und welche Mails nicht über den Transportweg laufen (zum Beispiel von außen in ein Postfach importierte Mails).
- Erfassung aus dem Postfach kurz nach der Zustellung (ein Abgleich, eine Änderungsbenachrichtigung): zeitnah und nicht vollständig. Beschreiben Sie: dass eine Mail, die zwischen Zustellung und Erfassung verschoben oder gelöscht wird, fehlen kann, was das Mailsystem für gelöschte Mails aufbewahrt (eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Hold) und wer das bestätigt hat, welche Ordner gelesen werden und welche nicht (zum Beispiel Entwürfe) und Mails, die sich nicht abrufen lassen (zum Beispiel oberhalb einer Größengrenze).
- Import aus Dateien: nachträglich, die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Import, nicht mit dem Datum der Mail.
- Dieselbe Mail über mehr als einen Weg: wie das Archiv sie erkennt (zum Beispiel an Message-ID und Inhalt), welche Erfassung als Element behalten wird und wo die übrigen Erfassungen festgehalten sind.

Weitere Punkte:

- Zeitpunkt der Erfassung je Weg (bei Zustellung, nach Minuten, nach Stunden, einmalig): [Beschreibung]
- Verhalten bei Störung eines Erfassungswegs (Wiederholung, Warteschlange, Alarm, wer informiert wird): [Beschreibung]
- Protokollierung von Eingang und Archivierung: [Beschreibung]
- Wer einen Erfassungsweg ein- oder ausschalten darf und wie eine Änderung festgehalten wird: [Beschreibung]

### 3.3 Datenformate und Konvertierung

- Format, in dem E-Mails und Anhänge gespeichert werden: [Beschreibung]
- Wird konvertiert? Wenn ja: wie, wann, und wie bleibt die ursprüngliche Fassung erhalten und zugeordnet: [Beschreibung]
- Behandlung von E-Rechnungen und anderen strukturierten Anhängen: [Beschreibung]
- Indexierung und Metadaten (Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Erfassungsweg): [Beschreibung]

### 3.4 Speicherung

- Speicherort und Speichermedium: [Beschreibung]
- Betreiber des Speichers: [Name oder Firma]
- Trennung vom Postfach des Nutzers: [Beschreibung]
- Datensicherung des Archivs (Anzahl der Kopien, Orte, Rhythmus): [Beschreibung]
- Verhalten bei Systemwechsel, Migration oder Außerbetriebnahme: [Beschreibung]

### 3.5 Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung

- Was ist verschlüsselt (Übertragung, Speicher, Datensicherung): [Beschreibung]
- Verfahren und Schlüssellängen: [Beschreibung]
- Wer verwaltet die Schlüssel, wo liegen sie, wie sind sie gesichert: [Beschreibung]
- Wie ist sichergestellt, dass die Unterlagen für die gesamte Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben (Verlust des Schlüssels, Wechsel von Personen oder Dienstleistern): [Beschreibung]

### 3.6 Schutz vor Veränderung

Auszufüllen: Mit welchen Maßnahmen ist sichergestellt, dass eine archivierte E-Mail nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann? Benennen Sie für jede Maßnahme, was sie leistet und was nicht.

| Maßnahme | Art (technisch, softwareseitig, organisatorisch) | Was sie leistet | Was sie nicht leistet |
| --- | --- | --- | --- |
| [Maßnahme 1] | [Art] | [Beschreibung] | [Beschreibung] |
| [Maßnahme 2] | [Art] | [Beschreibung] | [Beschreibung] |

- Protokollierung von Änderungen, Zugriffen und Löschungen (was, wo, wie lange aufbewahrt): [Beschreibung]

### 3.7 Suche, Auswertbarkeit und Export

- Suchfunktionen und ihre Grenzen (Felder, Anhänge, Sprache): [Beschreibung]
- Exportformate und ihre Lesbarkeit ohne das Archivsystem: [Beschreibung]
- Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff für die Außenprüfung (Einsicht, mittelbarer Zugriff, Datenüberlassung): [Beschreibung]

## 4. Betriebsdokumentation

Auszufüllen: Wie wird das System betrieben und gepflegt?

### 4.1 Zugriffsrechte

- Berechtigungskonzept (Rollen, Gruppen, Vergabe, Entzug): [Beschreibung]
- Anmeldung und Authentifizierung: [Beschreibung]
- Administratorinnen und Administratoren: wer, wie kontrolliert: [Beschreibung]
- Regelmäßige Überprüfung der Rechte (Rhythmus, Verantwortliche, Nachweis): [Beschreibung]

### 4.2 Aufbewahrung und Löschung

- Aufbewahrungsfristen je Klasse und Berechnung des Fristendes: [Verweis auf Abschnitt 1.5]
- Wer löst eine Löschung aus, wer gibt sie frei: [Name, Funktion]
- Löschverfahren (automatisch oder manuell, Rhythmus, Prüfung vor der Löschung): [Beschreibung]
- Löschprotokoll (Inhalt, Aufbewahrung, Ablage): [Beschreibung]
- Prüfung, ob eine Frist noch nicht ablaufen darf: [Beschreibung]
- Abgleich mit dem Löschkonzept nach Datenschutzrecht: [Verweis]

### 4.3 Aussetzen der Löschung (Legal Hold)

- Anlässe, in denen die Löschung ausgesetzt wird (zum Beispiel Rechtsstreit, laufende Prüfung): [Aufzählung]
- Wer darf aussetzen, wer darf aufheben, mit welcher Begründung: [Name, Funktion]
- Dokumentation von Aussetzung und Aufhebung: [Beschreibung]

### 4.4 Betrieb, Überwachung und Störungen

- Überwachung (Verfügbarkeit, Speicherplatz, Fehler beim Erfassen): [Beschreibung]
- Alarmierung und Reaktionszeiten: [Beschreibung]
- Vorgehen bei Störungen und Datenverlust: [Beschreibung]

### 4.5 Änderungen, Updates und Systemwechsel

- Wie werden Updates und Konfigurationsänderungen geplant, getestet, freigegeben und dokumentiert: [Beschreibung]
- Welche Prüfung folgt auf einen Systemwechsel oder eine größere Änderung: [Beschreibung]
- Übernahme der Daten bei Wechsel des Systems oder des Anbieters: [Beschreibung]

### 4.6 Dienstleister

- Welche Aufgaben liegen bei Dienstleistern: [Aufzählung]
- Verträge und Vereinbarungen (zum Beispiel zur Auftragsverarbeitung): [Fundstelle]
- Zugriff der Außenprüfung auf Daten beim Dienstleister: [Beschreibung]

## 5. Internes Kontrollsystem

Auszufüllen: Welche Kontrollen stellen sicher, dass das Verfahren so läuft, wie es beschrieben ist, und wie wird der Nachweis geführt?

| Kontrolle | Was wird geprüft | Rhythmus | Durchgeführt von | Nachweis (Ort und Aufbewahrung) |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Vollständigkeit der Erfassung | [zum Beispiel Stichprobe: Mails aus dem Postfach im Archiv wiederfinden] | [Rhythmus] | [Name, Funktion] | [Ablage] |
| Integrität des Archivs | [zum Beispiel Prüfung der Schutzmaßnahmen aus Abschnitt 3.6] | [Rhythmus] | [Name, Funktion] | [Ablage] |
| Wiederherstellung und Abruf | [zum Beispiel Testabruf und Test der Datensicherung] | [Rhythmus] | [Name, Funktion] | [Ablage] |
| Zugriffsrechte | [Überprüfung der Rechte aus Abschnitt 4.1] | [Rhythmus] | [Name, Funktion] | [Ablage] |
| Löschläufe | [Stichprobe der Löschprotokolle] | [Rhythmus] | [Name, Funktion] | [Ablage] |
| Übereinstimmung mit der Dokumentation | [Abgleich dieser Dokumentation mit dem eingesetzten System] | [Rhythmus und Anlässe] | [Name, Funktion] | [Ablage] |

- Anlassbezogene Prüfungen (zum Beispiel nach einem Systemwechsel): [Beschreibung]
- Umgang mit festgestellten Abweichungen: [Beschreibung]

## 6. Datenschutz

Auszufüllen: Verweisen Sie auf Ihre vorhandenen Unterlagen, statt sie hier zu wiederholen.

- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: [Fundstelle]
- Löschkonzept: [Fundstelle]
- Verträge zur Auftragsverarbeitung: [Fundstelle]
- Regelung zu privaten Nachrichten und zur Mitarbeitervertretung, soweit einschlägig: [Fundstelle]

## 7. Notfall und Wiederanlauf

- Szenarien (Ausfall des Archivs, Verlust des Speichers, Kompromittierung von Zugangsdaten): [Aufzählung]
- Maßnahmen und Zuständigkeiten je Szenario: [Beschreibung]
- Wiederherstellungsziele, soweit festgelegt: [Beschreibung]

## 8. Änderungshistorie

Auszufüllen: Jede Fassung dieser Dokumentation wird versioniert und mit Datum, Änderung, Grund und Freigabe festgehalten. Frühere Fassungen werden aufbewahrt.

| Version | Datum | Änderung | Grund | Bearbeitet von | Freigegeben von |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| [1.0] | [TT.MM.JJJJ] | [Erstfassung] | [Einführung des Verfahrens] | [Name] | [Name] |
| [1.1] | [TT.MM.JJJJ] | [Änderung] | [Grund] | [Name] | [Name] |

### Eingesetzte Programmversionen im Zeitverlauf

| Zeitraum | System | Version | Anmerkung |
| --- | --- | --- | --- |
| [von bis] | [E-Mail-System] | [Version] | [Anmerkung] |
| [von bis] | [E-Mail-Archiv] | [Version] | [Anmerkung] |

## Anhänge

- Anhang A: Skizze der Architektur [Datei]
- Anhang B: Liste der Postfächer und Domänen im Geltungsbereich [Datei]
- Anhang C: Berechtigungsliste [Datei]
- Anhang D: Prüfprotokolle und Löschprotokolle [Fundstelle]
- Anhang E: Verträge mit Dienstleistern [Fundstelle]