restowbackup
Demo testenLizenz kaufen

← Zurück zur Übersicht

E-Mail-Archivierung nach GoBD

Lucas Flores Von , IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am

Diese Seite erklärt Anforderungen und was die Software leistet. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung: Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung bestätigen, was für Ihr Unternehmen gilt.

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für die elektronische Buchführung und Aufbewahrung, und sie gelten für Unternehmen in Deutschland, die Bücher und Aufzeichnungen für deutsche Steuerzwecke führen. Für E-Mails heißt das: Eine Nachricht, die ein Handelsbrief oder ein Buchungsbeleg ist, muss sechs bis zehn Jahre vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden, meist sechs Jahre für Handelsbriefe und acht für Buchungsbelege, und das Unternehmen muss in einer Verfahrensdokumentation beschreiben können, wie es das tut (§ 147 AO, § 257 HGB). Das Archiv von Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt: Es hält E-Mails in einer nur anhängenden SHA-256-Hash-Kette fest, die Sie prüfen können, setzt in Business und Service Provider Aufbewahrung und Legal Hold durch und exportiert in offenen Formaten. Ein Zertifikat trägt es nicht, weil die Finanzverwaltung keines erteilt und das Zertifikat eines Dritten sie nicht bindet.

Was verlangen die GoBD für E-Mails?

Fünf Dinge, und alle betreffen den Datensatz, nicht das Postfach: Er muss unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar sein, die gesetzliche Zeit aufbewahrt werden und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Eine E-Mail, die ein Handelsbrief ist oder zu einer Buchung gehört, bleibt eine E-Mail; ein Ausdruck genügt nicht.

Unveränderbarkeit

Ist eine Nachricht erfasst, darf sie niemand, auch keine Administration, so ändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und Änderungen müssen protokolliert werden. Für ein Archiv heißt das mehr als ein Schreibschutz: Das System muss zeigen, ob nachträglich etwas verändert oder entfernt wurde.

Vollständigkeit

Jede relevante Nachricht muss erfasst werden, und zwar zeitgerecht. Deshalb ist die Erfassung beim Transport der stärkere Weg: Eine Exchange-Online-Journalkopie oder eine Kopie, die der Mailanbieter weiterleitet, entsteht bei der Zustellung, bevor ein Nutzer das Original bearbeiten oder löschen kann. Die Erfassung aus dem Postfach, per Microsoft Graph oder IMAP-Abgleich, holt eine Mail kurz nach der Zustellung; eine Mail, die dazwischen verschoben oder gelöscht wird, kann fehlen, weshalb Restow sie als zeitnah kennzeichnet und keine Vollständigkeit behauptet. Restow bietet beides an und nennt je Mail den Weg, über den sie kam.

Nachvollziehbarkeit

Ein sachverständiger Dritter, meist ein Betriebsprüfer, muss einen Datensatz in angemessener Zeit von der Erfassung bis zum Abruf nachverfolgen können: was wann erfasst wurde und was seither damit geschah. Ein Protokoll von Lesezugriffen, Exporten und Änderungen gehört dazu.

Aufbewahrungsfristen

§ 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB nennen zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen, dazu zählen Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Während dieser Zeit müssen die Daten jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO), und in einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht, eine maschinelle Auswertung oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).

Welche E-Mail in welche Klasse fällt, wann die Frist beginnt und wann Sie löschen dürfen: Aufbewahrungsfristen für E-Mails: 6, 8 oder 10 Jahre.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD erwarten eine Beschreibung des Verfahrens: wie E-Mails erfasst werden, wo sie liegen, wer Zugriff hat, wie Aufbewahrung und Löschung funktionieren und welche Kontrollen gelten. Es ist das eigene Dokument des Unternehmens. Software kann Fakten dafür liefern, schreiben kann es keine für Sie.

Was bei der E-Mail-Archivierung hineingehört, mit Vorlage zum Download: Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung.

Was deckt Restow davon ab?

Erfassung, Manipulationserkennung, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, Legal Hold, Suche und Export. Die Tabelle nennt, in welcher Edition und ab welcher Version jeder Teil ausgeliefert wird und was noch geplant ist. Das Konzept dahinter beschreibt die Dokumentation unter GoBD und Nachweise.

Anforderung Was Restow tut Edition Stand
Vollständigkeit: zeitgerechte Erfassung Empfang von Exchange-Online-Journalberichten per SMTP und, seit 0.4.4, von einfachen Kopien, die ein Mailanbieter weiterleitet; beides braucht ein eigenes TLS-Zertifikat. Business und Service Provider Verfügbar, seit 0.1.0
Vollständigkeit: importierte Mail Mail-Dateien (EML, MSG, MBOX, MailStore-Export) lassen sich beim Import gleichzeitig archivieren. Importierte Mail wird nachträglich erfasst; ihre Aufbewahrung beginnt mit dem Import. Jede Edition Verfügbar, seit 0.1.0
Vollständigkeit: Erfassung aus dem Postfach (zeitnah) Microsoft 365 per Microsoft-Graph-Änderungsbenachrichtigungen, IMAP und Google Workspace per IMAP-Abgleich mit IDLE, jeweils mit einer einmaligen Übernahme der Mail, die schon da ist. Nicht vollständig: Eine Mail, die gleich nach der Zustellung verschoben oder gelöscht wird, kann fehlen. Restow kann nicht sehen, ob der Microsoft-365-Mandant gelöschte Mail aufbewahrt (ein Hold); ein Administrator bestätigt es. Business und Service Provider Verfügbar, seit 0.4.4
Unveränderbarkeit: Manipulationserkennung Ein nur anhängbares Archiv mit SHA-256-Hash-Kette. Die Kettenprüfung verifiziert jedes Glied, die nächtlichen Anker und auf Wunsch eine Stichprobe der Nachrichteninhalte. Jede Edition Verfügbar, seit 0.1.0; Kettenprüfung und nächtliche Anker seit 0.3.1
Unveränderbarkeit: der Speicher selbst Ein Administrator kann S3 Object Lock je Repository einschalten (Compliance oder Governance, 1 bis 3650 Tage). Es sperrt die Packs mit dem Nachrichteninhalt, die Manifeste und die umhüllten Schlüssel, und der Speicher selbst lehnt eine Löschung ab, bis die Sperre abgelaufen ist; die Datensätze der Archivelemente behalten wie bisher ihre eigene Aufbewahrung. Nicht gesperrt sind Checkpoints, Staging, Exporte, Downloads und einzelne Index- und Lock-Dateien. Bei lokalen Verzeichnissen und NFS-Freigaben sorgt eine Löschverzögerung dafür, dass der Code von Restow selbst eine Datei nicht löscht oder überschreibt; das schützt vor Missbrauch von Restow, ist aber keine Unveränderbarkeit durch den Speicher, und die Oberfläche sagt das. Beides ist aus, bis ein Administrator es einschaltet, und das Standard-Repository der Installation lässt sich nicht unveränderbar machen. Gegen ein simuliertes S3 mit Object Lock getestet, noch nicht gegen einen echten Dienst. Die GoBD lassen Hardware-, Software- oder organisatorische Maßnahmen für die Unveränderbarkeit zu (Rz. 110); das ist eine solche Maßnahme, keine Zertifizierung. Jede Edition Verfügbar, seit 0.4.0; aus, bis es eingeschaltet wird
Nachvollziehbarkeit Jedes Lesen und Wiederherstellen wird in jeder Edition in einem Hash-verketteten Audit-Log aufgezeichnet. Business und Service Provider ergänzen die Ansicht und den Export (CSV, JSON mit Hashes). Jede Edition; Ansicht und Export ab Business Verfügbar, seit 0.1.0; Export verfügbar, seit 0.3.1
Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsrichtlinien mit einem durchgesetzten Löschlauf. Ein Legal Hold setzt die Löschung für die betroffenen Elemente aus. Business und Service Provider Verfügbar, seit 0.1.0
Legal Hold Je Mandant oder je Postfach. Ein Hold setzt die Löschung bis zur Aufhebung aus, und die Aufhebung braucht eine Begründung, die protokolliert wird. Business und Service Provider Verfügbar; protokollierte Aufhebung seit 0.3.1
Suche, Lesen und Export Suche über Betreff, Adressen und den Nachrichtentext importierter Mail (keine Anhänge), mit Blättern und Filtern nach Absender, Datum und Postfach; Lesen und Download als .eml; Export als EML in einer ZIP-Datei oder als MBOX, beides offene Formate. Jede Edition Verfügbar, seit 0.1.0
Prüferexport und Nachweisbericht Ein Prüferexport mit den Kettenwerten, ein signierter PDF-Nachweisbericht und ein sichtbarer Nachweis je Mail im Archiv. Nicht gebaut. Siehe Roadmap Geplant

Was Business und Service Provider insgesamt ergänzen, so wie die Produktfakten es festhalten:

Was bleibt Ihre Aufgabe?

Das Verfahren rund um die Software. Restow liefert ein Archiv mit Manipulationserkennung und die Fakten, um es zu beschreiben; die Entscheidungen, die Dokumentation und die Kontrollen bleiben bei Ihrem Unternehmen.

Eine Checkliste zum Abarbeiten

Zehn Schritte, die Sie mit Ihrer Steuerberatung durchgehen können. Sie steht als reiner Text auf dieser Seite: kein Download und kein Formular.

Häufig gefragt

Was ist GoBD-Archivierung?

GoBD-Archivierung heißt, geschäftliche E-Mails so aufzubewahren, wie es die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für elektronische Bücher und Aufzeichnungen, verlangen: vollständig, unverändert, nachvollziehbar, für die gesetzliche Frist von sechs bis zehn Jahren und beschrieben in einer Verfahrensdokumentation (§ 147 AO, § 257 HGB). GoBD ist die Kurzform der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ des Bundesfinanzministeriums. Ein Backup ersetzt das nicht, denn ein Archiv muss zeigen, ob eine Nachricht nachträglich verändert oder entfernt wurde. Das Archiv von Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt; ein Zertifikat trägt es nicht, und was für Ihr Unternehmen gilt, bestätigt Ihre Steuerberatung.

Ist Restow für den GoBD-konformen Einsatz geeignet?

Das Archiv von Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt: Es hält E-Mails in einer nur anhängenden, prüfbaren Hash-Kette fest, setzt in Business und Service Provider Aufbewahrung und Legal Hold durch und exportiert in offenen Formaten. Ob Ihr gesamtes Verfahren konform ist, hängt von Ihrer Verfahrensdokumentation, Ihrer Konfiguration und Ihren eigenen Kontrollen ab, und das können nur Sie und Ihre Steuerberatung bestätigen. Keine Software kann das für Sie zertifizieren.

Ist Restow GoBD-zertifiziert?

Nein. Ein amtliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht. Die GoBD stellen selbst fest, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate erteilt, weder in einer Außenprüfung noch als verbindliche Auskunft, und dass das Zertifikat eines Dritten sie nicht bindet. Die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen. Deshalb sagt Restow, was es tut, und nennt die Maßnahmen, statt ein Siegel zu behaupten.

Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?

In der Regel sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde, und sie läuft nicht ab, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Welche Ihrer E-Mails in welche Klasse fallen, klärt Ihre Steuerberatung.

Ist ein Backup dasselbe wie ein Archiv?

Nein. Ein Backup stellt ein Postfach wieder her, nachdem Daten verloren gingen oder beschädigt wurden. Ein Archiv bewahrt über die Aufbewahrungsfrist eine prüfbare Kopie jeder Nachricht auf, was auch später mit dem Postfach geschieht. Restow hat beides und hält es getrennt: Das Backup stellt wieder her, das Archiv belegt. Die Dokumentation erklärt den Unterschied.

Archiviert Restow automatisch meine gesamte Microsoft-365-Post?

Nur für die Postfächer eines Mail-Jobs, der archiviert, und über den Erfassungsweg, den Sie wählen. In Business und Service Provider kann ein Job Microsoft-365-Postfächer per Microsoft-Graph-Änderungsbenachrichtigungen (zeitnah, kurz nach der Zustellung) oder per Exchange-Online-Journaling (beim Transport, mit einem eigenen TLS-Zertifikat) erfassen und IMAP- und Google-Workspace-Konten per IMAP-Abgleich (zeitnah) oder über Kopien, die der Mailanbieter weiterleitet (beim Transport). Ein neuer Job, der archiviert, startet mit Graph und IMAP-Abgleich; Jobs, die schon vorher archiviert haben, behalten nur das Journaling, bis ein Administrator einen weiteren Weg einschaltet. Zeitnahe Erfassung ist nicht vollständig: Eine Mail, die gleich nach der Zustellung verschoben oder gelöscht wird, kann fehlen. Mail, die kein gewählter Weg erfasst hat und die nicht importiert wurde, ist nicht im Archiv. Die Wege seit 0.4.4 sind gegen simulierte Dienste getestet, nicht gegen einen echten Microsoft-365- oder Google-Workspace-Mandanten.

Liegt das Archiv unveränderbar im Speicher?

Das Archiv ist nur anhängend mit einer SHA-256-Hash-Kette, eine Änderung ist also erkennbar, nicht unmöglich. Seit 0.4.0 kann ein Administrator außerdem die Unveränderbarkeit je Repository einschalten: Mit S3 Object Lock (Compliance oder Governance, 1 bis 3650 Tage) lehnt der Speicher selbst es ab, die gesperrten Packs, Manifeste und Schlüssel zu löschen, bis die Sperre abgelaufen ist, und die Datensätze der Archivelemente behalten ihre eigene Aufbewahrung. Sie ist aus, bis Sie sie einschalten, das Standard-Repository der Installation lässt sich nicht unveränderbar machen, ein Verzeichnis oder eine NFS-Freigabe bekommt nur eine Löschverzögerung, die keine Unveränderbarkeit ist, und bisher wurde sie nur gegen einen simulierten S3-Dienst getestet. Es ist eine technische Maßnahme, keine GoBD-Zertifizierung.

Welche Edition brauche ich?

Das Archiv selbst, mit Hash-Kette, Kettenprüfung, Suche und Export, steckt in jeder Edition, Community eingeschlossen. Business (476 € einmalig, netto; Listenpreis 595 €) ergänzt die Archiv-Erfassung aus den Postfächern (Graph, IMAP-Abgleich), den Empfang von Journalberichten und weitergeleiteten Kopien, durchgesetzte Aufbewahrung, Legal Hold sowie die Audit-Log-Ansicht und den Export. Um Mail aus den Postfächern oder vor jeder Änderung durch Nutzer zu erfassen, brauchen Sie Business oder Service Provider.

Quellen und weiterführend

Preise und Editionen · Mail-Import und -Export · Wissen: Backup und Archivierung · Wissen: Aufbewahrungsfristen für E-Mails · Wissen: Verfahrensdokumentation · Wissen: DSGVO und Backups · Backup-Glossar