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Aufbewahrungsfristen für E-Mails: 6, 8 oder 10 Jahre

Wie lange Sie eine E-Mail aufbewahren müssen, hängt davon ab, was sie ist. Handelsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, Buchungsbelege wie Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Zehn Jahre für Buchungsbelege gelten weiter für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen oder gesendet wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Danach dürfen Sie löschen, und nach der DSGVO sollten Sie es, sobald weder Pflicht noch Zweck die Speicherung mehr tragen. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Lucas Flores Von , IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am

Welche Frist gilt für welche E-Mail?

Eine E-Mail ist kein eigener Unterlagentyp. Maßgeblich ist ihre Funktion, nicht ihre Bezeichnung (GoBD Randziffer 121). Die Tabelle ordnet die Klassen des § 147 Abs. 1 AO und des § 257 Abs. 1 HGB den Mails zu. Die Beispiele sind übliche Einordnungen; wie Sie Ihre Mails einordnen, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Stand: Gesetzestexte gelesen am 22. Oktober 2026.
Klasse Beispiele im Postfach Frist Vorschrift
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen Selten die Mail selbst. Betroffen sind Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen sowie Arbeitsanweisungen zur Buchführung, wenn sie als Mail oder Anhang im Postfach liegen. 10 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
Buchungsbelege Rechnungen (auch als E-Rechnung oder PDF im Anhang), Gutschriften, Zahlungsbelege und betriebliche Kontoauszüge, soweit sie als Beleg für eine Buchung dienen. Ein Handelsbrief wird zum Buchungsbeleg, wenn er mit Kontierungsvermerk gebucht wird (GoBD Randziffer 63). 8 Jahre (seit 1. Januar 2025) § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; für Rechnungen § 14b Abs. 1 UStG
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und Schriftwechsel über Verträge und Lieferungen. Nach § 257 Abs. 2 HGB sind Handelsbriefe nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. 6 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung Mails, die nicht Brief oder Beleg sind, aber zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (GoBD Randziffer 5). 6 Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO
Mails ohne eine dieser Funktionen Newsletter, Werbung, Spam, private Nachrichten und Mails, die nur Transportmittel sind (ein angehängter Beleg bleibt aufbewahrungspflichtig, die Mail drumherum nicht). Keine Frist aus AO und HGB GoBD Randziffer 121

Wann beginnt die Frist, und wann endet sie?

Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Das Fristende ist deshalb der 31. Dezember des Jahres plus 6, 8 oder 10: Es kommt auf das Jahr an, nicht auf den Tag.

Beispiele für das Fristende. Für Rechnungen zählt nach § 14b Abs. 1 UStG das Jahr der Ausstellung.
Mail empfangen oder Beleg entstanden am Fristbeginn Fristende bei 6 Jahren bei 8 Jahren bei 10 Jahren
14. März 2026 31. Dezember 2026 31. Dezember 2032 31. Dezember 2034 31. Dezember 2036
29. Dezember 2026 31. Dezember 2026 31. Dezember 2032 31. Dezember 2034 31. Dezember 2036
5. Januar 2027 31. Dezember 2027 31. Dezember 2033 31. Dezember 2035 31. Dezember 2037

Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) und erfasst auch ältere Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 EGHGB). Ältere Belege rechnen Sie also mit der neuen Frist: Ein Beleg aus dem Jahr 2016 hat das Fristende 31. Dezember 2024, ein Beleg aus 2017 das Fristende 31. Dezember 2025, jeweils vorbehaltlich der Verlängerung bei offener Festsetzung.

Darf ich nach Ablauf der Frist löschen, und sollte ich?

Dürfen: Die GoBD verbieten, aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen (Randziffer 119). Nach Ablauf verlangt die Abgabenordnung keine weitere Aufbewahrung. Zwei Dinge bremsen: die Verlängerung bei offener Festsetzungsfrist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) und eigene Zwecke, etwa ein laufender Rechtsstreit.

Sollen: E-Mails enthalten fast immer personenbezogene Daten. Diese dürfen nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Personen ermöglicht, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, „Speicherbegrenzung“), und der Verantwortliche ist verpflichtet, sie unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Zwecke nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a). Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist die Ausnahme: Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b), und auch nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Buchstabe e). Mit dem Ende der Frist fällt die erste Ausnahme weg. Bleibt kein anderer Zweck, gehört die Mail gelöscht.

Protokollieren: Die GoBD verlangen, dass Veränderungen und Löschungen elektronischer Buchungen und Aufzeichnungen protokolliert werden, und für elektronische Unterlagen gilt das sinngemäß (Randziffer 59). Ein Löschprotokoll nach Fristablauf folgt dieser Logik und hilft später zu belegen, dass eine Mail regulär und nicht zu früh entfernt wurde. Halten Sie in einem Löschkonzept fest, welche Klassen es gibt, welche Fristen gelten, was die Löschung auslöst, wer sie freigibt und wo das Protokoll liegt. Löschen im Archiv entfernt die Mail nicht aus Backups; für Backups gilt eine eigene Logik, siehe DSGVO und Backups und Backup und Archivierung.

So macht es Restow

Das Archiv von Restow hält Mail für eine feste Frist von 8 Jahren. Sie endet am 31. Dezember des Eingangsjahres plus 8 Jahre: Mail, die 2026 eingeht, bleibt bis zum 31. Dezember 2034. Das deckt die 6 Jahre für Handelsbriefe und die 8 Jahre für Buchungsbelege ab, nicht aber die 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse und nicht die 10 Jahre für die Buchungsbelege von Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten. Keine Oberfläche und keine API setzt bisher eine andere Frist.

Was Restow tut

  • Die Frist zählt ab dem Ende des Kalenderjahres, wie es § 147 Abs. 4 AO vorsieht. Importierte Mail zählt ab dem Import: Eine alte Mail, die heute importiert wird, wird ab heute gerechnet. Dasselbe gilt seit 0.4.4 für Mail, die ein Erfassungsweg einmalig aus einem Postfach übernimmt (als nachträglich erfasst markiert): Ihre Frist beginnt mit der Erfassung, nicht mit dem Datum der Mail.
  • In Business und Service Provider entfernt ein täglicher Löschlauf nur Elemente, die abgelaufen sind und unter keinem Legal Hold stehen, und schreibt jede Löschung mit den Hashes des Elements ins hash-verkettete Audit-Log. Ohne diese Funktion, also in der Community Edition, löscht Restow nichts aus dem Archiv.
  • Ein Legal Hold je Mandant oder je Postfach (Business und Service Provider) sperrt die Löschung, auch im geplanten Löschlauf. Die Aufhebung braucht in der Oberfläche eine Begründung und wird protokolliert.
  • Backups haben eine eigene Aufbewahrung nach Altersstufen oder Anzahlen; sie ist von der Frist des Archivs getrennt.

Was Restow nicht tut

  • Restow weiß nicht, welche Ihrer Mails Handelsbriefe oder Belege sind. Auf alles Archivierte gilt dieselbe Frist.
  • Der Löschlauf prüft nicht, ob eine Unterlage nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO länger aufbewahrt werden muss. Ob und wann Sie das mit einem Legal Hold abfangen, entscheiden Sie.

Was geplant ist

Eine Aufbewahrungsrichtlinie je Mandant ist für ein späteres Release geplant (Roadmap: „Aufbewahrungsrichtlinie je Mandant“): wählbar als 6, 8 oder 10 Jahre oder unbegrenzt, optional je Postfach-Gruppe, mit Fristbeginn am Erfassungsdatum oder am Ende des Kalenderjahres. Ein Löschprotokoll als eigener Eintrag der Hash-Kette, mit Anzahl, Zeitraum und Hashes der gelöschten Objekte, ist für ein späteres Release geplant; heute steht jede Löschung im Audit-Log.

Restow ist für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt; ein Zertifikat gibt es nicht. Was in Ihre Verfahrensdokumentation gehört, steht auf der Seite Verfahrensdokumentation für die E-Mail-Archivierung, die Einordnung im Einzelnen auf E-Mail-Archivierung nach GoBD. Die Details zur Aufbewahrung stehen in der Dokumentation: Archivierung und Journaling.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich E-Mails aufbewahren?

Das hängt davon ab, was die E-Mail ist. Handelsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Mails ohne diese Funktion, etwa Werbung, unterliegen keiner Frist aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.

Gilt die achtjährige Frist für alle Rechnungen und Belege?

Für die meisten Unternehmen ja: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, und für Rechnungen steht in § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre. Für Kreditinstitute, der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Wann beginnt die Frist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Mail vom 14. März 2026 und eine vom 29. Dezember 2026 haben dasselbe Fristende; bei sechs Jahren ist es der 31. Dezember 2032. Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG das Jahr der Ausstellung.

Muss ich E-Mails nach Ablauf der Frist löschen?

Das Steuer- und Handelsrecht verlangt es nicht, es erlaubt es. Die DSGVO kann es aber verlangen: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e), und sind unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Zwecke nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a). Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist die Ausnahme dazu (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b) und endet mit der Frist, solange nicht ein anderer Zweck besteht, etwa ein Rechtsstreit.

Läuft die Frist immer genau so ab, wie die Tabelle zeigt?

Nein. Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Prüfen Sie das vor einer Löschung, am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Gilt die Frist für die Mail oder für den Anhang?

Maßgeblich ist die Funktion einer Unterlage, nicht ihre Bezeichnung. Eine Mail mit der Funktion eines Handelsbriefs oder Buchungsbelegs ist aufbewahrungspflichtig; dient sie nur als Transportmittel, etwa für eine angehängte Rechnung, ohne weiteren aufbewahrungspflichtigen Inhalt, ist die Mail es nicht, die angehängte Rechnung aber schon (GoBD Randziffer 121). Bei E-Rechnungen genügt es nach den GoBD, den strukturierten Teil aufzubewahren (Randziffer 119).

Reicht ein Backup als Aufbewahrung?

In der Regel nicht allein. Ein rotierendes Backup ist darauf gebaut, ältere Sicherungsstände zu vergessen, und kann gelöscht werden; die GoBD verlangen für die Dauer der Frist unveränderbar erhaltene Unterlagen. Die Unterschiede erklärt die Seite zu Backup und Archivierung.

Quellen

Gelesen am 22. Oktober 2026.

  1. § 147 Abgabenordnung (AO). Absatz 1 (Klassen), Absatz 3 (Fristen von 10, 8 und 6 Jahren; Fristablauf bei offener Festsetzungsfrist), Absatz 4 (Fristbeginn)
  2. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Absatz 2 (Handelsbriefe), Absatz 4 (Fristen; Satz 2: zehn Jahre für Buchungsbelege bestimmter Institute), Absatz 5 (Fristbeginn)
  3. § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Rechnungen acht Jahre, Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung
  4. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 323. Artikel 1 bis 5: acht Jahre für Buchungsbelege in HGB und AO und für Rechnungen im UStG, mit Übergangsregeln; in Kraft am 1. Januar 2025 (Artikel 74)
  5. Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025, Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 369. Artikel 17 und 18: für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleiben es zehn Jahre für Buchungsbelege
  6. Art. 97 § 19a Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO). Übergangsvorschrift: die Verkürzung gilt für Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; Absatz 3: Ausnahme für Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute
  7. Art. 95 Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch (EGHGB). Übergangsvorschrift zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz für § 257 Abs. 4 HGB
  8. Bundesministerium der Finanzen: GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33. Randziffern 5, 59, 62, 63, 119 und 121: Funktion statt Bezeichnung, Handelsbrief und Buchungsbeleg, Löschung nicht vor Fristablauf, Protokollierung
  9. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex, deutsche Fassung: Artikel 5, 6 und 17. Speicherbegrenzung, Löschpflicht bei wegfallendem Zweck, Ausnahmen für rechtliche Verpflichtungen und Rechtsansprüche
  10. Restow-Dokumentation: Archivierung und Journaling, Abschnitt Aufbewahrung und Legal Hold. Feste Frist von 8 Jahren, Löschlauf, Legal Hold und was geplant ist