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Copia de seguridad o archivo: para qué sirve cada uno y por qué uno no sustituye al otro

Una copia de seguridad es una copia que usted guarda para poder restaurar datos después de perderlos o dañarlos. Un archivo es un almacén de documentos que se conserva durante un periodo largo y fijo para poder encontrarlos de nuevo y demostrar qué decían y cuándo. Responden a preguntas distintas, siguen una lógica de retención distinta y fallan de manera distinta, así que una no sustituye al otro. Para una empresa en Alemania la diferencia no es académica: una copia rotativa está hecha para olvidar, mientras que las normas sobre los documentos de empresa tratan de conservarlos sin alterar.

Lucas Flores Por , IT Systeme Flores UG. Última actualización:

¿Para qué sirve una copia de seguridad y para qué un archivo?

El SNIA Dictionary, el vocabulario común del sector del almacenamiento, define las dos por su finalidad. Una copia de seguridad (backup) es un conjunto de datos almacenado para la recuperación por si el original se pierde o deja de ser accesible. Un archivo (archive) es un conjunto de objetos de datos en un sistema de almacenamiento cuya finalidad principal es la preservación y la conservación de esos datos a largo plazo. La definición de copia de seguridad de NIST en SP 800-34 dice lo mismo desde la planificación de contingencias: una copia que se conserva para poder recuperar los sistemas.

En el día a día, una copia de seguridad responde a «¿puedo recuperar esto?» y un archivo responde a «¿qué decía esto y puedo demostrarlo?» La primera trata de los datos con los que usted trabaja, el segundo de los documentos que tendrá que poder presentar más adelante.

¿En qué se distinguen una copia de seguridad y un archivo?

Aspecto Copia de seguridad Archivo
La pregunta a la que responde ¿Puedo recuperar esto después de una pérdida? ¿Qué decía este documento, cuándo llegó y puedo demostrar que no se modificó?
Qué contiene Puntos de restauración: el estado de un buzón, un disco o una VM en momentos determinados. Cada documento una vez, tal como se recibió o se creó, con su propia prueba.
Cuándo se capturan los datos Según una programación, así que ve lo que existe cuando se ejecuta la copia. Lo antes posible, idealmente antes de que nadie pueda cambiar o borrar el documento, como en el registro en diario (journaling) del correo. La captura desde el buzón poco después de la entrega es la forma más débil.
Cuánto tiempo se conserva Un periodo que usted elige, normalmente de semanas a unos pocos años, aclarado a medida que envejece. Un periodo fijado por la ley, un contrato o una política, a menudo de 6 a 10 años, y sin aclarar.
Quién puede borrar Los administradores y el proceso de retención, por diseño. Nadie antes de que termine el plazo; una retención legal puede ampliarlo.
Qué demuestra que está en buen estado Sumas de comprobación y pruebas de restauración que muestran que se puede leer de vuelta. Evidencia de manipulación o inmutabilidad, como una cadena de hashes o un almacenamiento WORM (de una sola escritura).
Cómo se sacan los datos Una restauración en un sistema, a menudo a un momento elegido. Búsqueda, recuperación y exportación. No es una vuelta atrás.
Si se usa para el otro trabajo Como archivo, olvida: el documento desaparece en cuanto sus puntos de restauración salen de la rotación. Como copia de seguridad, es rígido: no hay un momento al que devolver un buzón, y todo se conserva tanto tiempo como un documento.

Archivo frente a journaling: ¿cuál es la diferencia?

El journaling (Microsoft lo llama «registro en diario») no es un tipo de archivo, sino una forma de alimentar un archivo con correo. En Exchange y Exchange Online, una regla de diario hace que el servidor envíe un informe de diario por cada mensaje de su ámbito (mensajes internos, externos o todos) mientras el mensaje pasa por el transporte de correo de la organización. El mensaje original va adjunto al informe sin cambios, y el informe indica su remitente, asunto, identificador de mensaje y destinatarios.

Un archivo es lo que recibe esos informes y los conserva: cada registro una vez, durante el plazo de conservación, con búsqueda, exportación y la prueba de que nada cambió. El journaling decide cuándo y cómo se captura el correo; el archivo, cuánto tiempo y con qué seguridad se conserva. Uno no funciona sin el otro:

La propia Microsoft llama al registro en diario una característica antigua que saca datos de Microsoft 365 y recomienda su propia retención cuando basta. El journaling sigue siendo la vía de captura para las organizaciones que necesitan una copia fuera del inquilino. La palabra tiene además otro significado en almacenamiento: un sistema de archivos con journaling registra los cambios pendientes para sobrevivir a un fallo, y eso no tiene nada que ver con conservar correo.

En Restow, Business y Service Provider reciben informes de journaling de Exchange Online por SMTP (necesita un certificado TLS propio) y copias que reenvía un proveedor de correo; desde la 0.4.4 también capturan desde el buzón con Microsoft Graph y sincronización IMAP, de forma cercana al momento y no completa. Todas las ediciones pueden importar correo antiguo con archivado. Los detalles están abajo, en el recuadro «Cómo lo resuelve Restow».

¿Por qué la conservación no es recuperación, ni la recuperación conservación?

La palabra «retención» abarca dos cosas distintas. La retención de copias decide cuántos puntos de restauración conserva y durante cuánto tiempo: una decisión operativa sobre hasta dónde puede necesitar volver atrás. INCIBE lo expresa así en su guía: el periodo de conservación de las copias de seguridad varía según las necesidades de cada organización y los requisitos legales que le sean de aplicación. El plazo de conservación de los documentos decide cuánto tiempo debe seguir disponible un documento: un deber legal o contractual. Una copia que conserva todos los puntos de restauración 30 días y los aclarados un año no puede responder a una pregunta sobre un correo de hace seis años, y un archivo que guarda todos los correos ocho años no puede devolver un buzón a como estaba el martes pasado.

Microsoft traza la misma línea dentro de Microsoft 365. Sus directivas y etiquetas de retención conservan contenido por motivos de cumplimiento y no crean puntos de restauración a los que volver, por eso la retención no es una copia de seguridad.

¿Puede un solo sistema hacer las dos cosas?

Puede, si mantiene separados los dos juegos de reglas. Lo que importa no es el producto, sino cuatro propiedades: cuándo se capturan los datos, quién puede borrarlos, si las copias antiguas se aclaran y si el almacén puede demostrar que no se modificó nada. Si un mismo almacén se gestiona con las reglas de una copia de seguridad, para los documentos salen mal tres cosas:

Si el mismo almacén se gestiona con las reglas de un archivo, la recuperación operativa se vuelve innecesariamente rígida y cara: cada punto de restauración se conserva durante todo el plazo de los documentos, y recuperar algo significa buscarlo y volver a importarlo en lugar de volver atrás.

Mantenga también la palabra «archivo» separada de un tercer significado: algunos productos más antiguos mueven el correo fuera del buzón o lo sustituyen por un enlace para ahorrar espacio. Eso es gestión del almacenamiento, no la copia independiente de la que hablamos aquí.

¿Qué cambia el GoBD para una empresa en Alemania?

Esta sección describe derecho alemán. Le afecta si su empresa está sujeta a él, por ejemplo porque tiene un establecimiento en Alemania, y le sirve de contexto si trabaja con clientes alemanes; compruebe con su asesor qué se aplica a usted. Para quien lee desde España, la regla mercantil general sobre conservación de documentos es el artículo 30 del Código de Comercio: los empresarios conservan los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales (BOE). Otras normas, por ejemplo fiscales o de protección de datos, pueden fijar otros plazos: pregunte a su gestor o a su asesor, porque esta página no es asesoramiento jurídico.

En Alemania, el correo empresarial que es correspondencia comercial o que se refiere a un asiento contable es un documento sujeto a conservación. Debe conservarse seis años (correspondencia comercial), ocho años (justificantes contables) o diez años (libros, registros y cuentas anuales), y el plazo empieza al final del año natural en que se recibió o se envió el documento (§ 147 AO, el Código Tributario alemán, y § 257 HGB, el Código de Comercio alemán; ambos en alemán). Los GoBD, los principios del Ministerio Federal de Hacienda sobre cómo llevar y conservar esos documentos en formato electrónico, añaden requisitos sobre el cómo: completos, correctos, oportunos, ordenados, inalterables, trazables y evaluables por máquina, con documentación de procedimiento.

Leída frente a la tabla anterior, una copia rotativa encaja mal con esos requisitos. Olvida por diseño, solo ve lo que existía en el momento de una ejecución y las personas que la gestionan pueden borrarla. Eso no significa que no necesite copias de seguridad: necesita las dos cosas. Tampoco hay ningún visto bueno oficial que pueda tener en la mano: la administración tributaria no emite confirmaciones positivas (Positivtestate), así que la responsabilidad sigue siendo del contribuyente. Lo que una herramienta puede ofrecer es estar diseñada para un uso conforme a GoBD y decir con claridad qué medidas toma. Esta página no es asesoramiento jurídico ni fiscal; pida a su asesor fiscal que confirme qué se aplica a usted. Hay más detalles en la página sobre el archivado de correo según el GoBD (en inglés) y en GoBD y el archivado de correo, explicado.

Los dos deberes también pueden tirar en sentidos opuestos. Un deber legal de conservar un documento es una de las excepciones al derecho de supresión del RGPD; véase RGPD y copias de seguridad.

¿Cómo puede una pyme llevar las dos cosas?

  1. Decida qué datos son documentos (correo de empresa, facturas, contratos) y cuáles son datos de trabajo. El primer grupo va a un archivo; el segundo solo necesita copia de seguridad.
  2. Capture los documentos lo antes que permita el sistema y deje la regla por escrito en su documentación de procedimiento.
  3. Haga copia de todo, también del archivo. La regla 3-2-1 se aplica al archivo igual que a cualquier otro dato.
  4. Fije por separado las dos reglas de conservación: los puntos de restauración por tramos de antigüedad (véase la rotación abuelo-padre-hijo) y los documentos en años, según la regla legal.
  5. Pruebe las dos. Restaure desde una copia a un destino de prueba, y recupere un documento del archivo y compruebe su prueba.
  6. Deje por escrito quién puede borrar qué y quién puede poner o levantar una retención legal.

Cómo lo resuelve Restow

Restow mantiene la copia de seguridad y el archivo en el mismo almacenamiento y con reglas separadas. Ninguno de los dos borra nada de su buzón: ambos son copias adicionales.

El lado de la copia de seguridad

Las copias se ejecutan según una programación que usted fija en un trabajo de copia, y los puntos de restauración se conservan con una política de retención: tramos de antigüedad para los trabajos de correo y de Microsoft 365, y recuentos diarios, semanales y mensuales para los trabajos de servidores, equipos, recursos compartidos de archivos y Proxmox VE. Las restauraciones son no destructivas por defecto, y una comprobación de restauración semanal relee una muestra de cada copia. Véanse copia de seguridad de Microsoft 365 e IMAP, restauración y verificación.

El archivo, en todas las ediciones

Un almacén de solo anexado para el correo, con una cadena de hashes SHA-256. La verificación de la cadena comprueba cada eslabón, los anclajes diarios que se escriben cada noche y, si usted quiere, una muestra del contenido de los mensajes. El correo archivado se puede buscar (asunto, direcciones y, en el correo importado, el texto del mensaje, no los adjuntos), leer en Restow, descargar como .eml y exportar como EML en un ZIP o como MBOX. En todas las ediciones el archivo se llena con la importación de correo, con la opción de archivar a la vez; el plazo de retención empieza entonces en la fecha de importación. Véase importación y exportación de correo y el archivo.

Lo que añaden Business y Service Provider

La capa diseñada para un uso conforme a GoBD: recepción de informes de journaling de Exchange Online por SMTP y, para los proveedores IMAP y Google Workspace, de copias que reenvía el proveedor (ambas capturan en el transporte, antes de que un usuario pueda tocar el correo; el receptor necesita un certificado TLS propio), retención con una ejecución de borrado obligatoria y retención legal por inquilino o por buzón, que solo se levanta con un motivo y queda registrada en el registro de auditoría. Desde la 0.4.4 se suma la captura desde el propio buzón: Microsoft 365 por notificaciones de cambios de Graph, IMAP y Google Workspace por sincronización IMAP. Esa captura es cercana al momento («Near-time»): Restow obtiene el correo poco después de la entrega, la marca como tal y no afirma que sea completa. Restow está diseñado para un uso conforme a GoBD; un visto bueno oficial de la administración tributaria para un producto no existe.

Límites que debe conocer

  • El plazo del archivo está fijado en 8 años, contados hasta el final del año de la captura. Ninguna pantalla ni API permite fijar otro plazo todavía.
  • Lo que llega al archivo lo deciden, por trabajo de correo, las vías de captura que usted elija (Graph o journaling de Exchange para Microsoft 365, sincronización IMAP o copias reenviadas para IMAP y Google Workspace) y lo que usted importe. Las vías cercanas al momento pueden perder un correo que se mueve o se elimina justo tras la entrega, y Restow no puede ver si un inquilino de Microsoft 365 conserva el correo eliminado: lo confirma un administrador. Estas vías solo se probaron con servicios simulados. Elegir entre archivo y copia por buzón dentro de un trabajo, las pruebas del archivo y la búsqueda por parte de los usuarios finales están previstos.
  • La cadena de hashes hace detectable un cambio, no imposible. La inmutabilidad es un ajuste de cada repositorio y está desactivada hasta que un administrador la activa. En S3 con Object Lock bloquea los datos de copia y, como el contenido archivado de los mensajes va al mismo almacén de fragmentos, también los paquetes (packs) que lo contienen; el plazo de bloqueo y el modo (compliance o governance) los elige usted. Los registros de los elementos del archivo conservan su propia retención. En disco local y NFS el almacenamiento no puede imponerla: el propio código de Restow solo retrasa el borrado, lo que la interfaz llama «retraso de borrado (no inmutable)» (Deletion delay, not immutable) y dice que no es inmutabilidad. Todo se probó contra un servicio S3 simulado con Object Lock, todavía no contra uno real. Véanse copias inmutables, WORM y air gap y la sección de copias inmutables de la página de almacenamiento.
  • La retención de las copias nunca elimina el punto de restauración más reciente de un objeto, y nada bajo una retención legal se depura. Un punto de restauración que sigue bloqueado permanece hasta que termina su bloqueo, y los puntos de restauración de un objeto con la retención en pausa permanecen hasta que un administrador la termina.

La documentación explica la separación con detalle (en inglés): Backup vs. archive.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo una copia de seguridad que un archivo?

No. Una copia de seguridad existe para poder restaurar datos después de perderlos o dañarlos, y suele conservarse de semanas a unos pocos años, aclarándose con el tiempo. Un archivo existe para conservar documentos durante un periodo largo y fijo y poder demostrar qué decían y cuándo; por eso no se borra nada de él antes de que termine el plazo.

¿Puedo usar mis copias de seguridad como archivo para el GoBD?

Normalmente no por sí solas. Una copia rotativa está hecha para olvidar los puntos de restauración antiguos, solo ve lo que existía cuando se ejecutó una copia y los administradores pueden borrarla, mientras que el GoBD pide documentos completos, oportunos e inalterables durante el plazo de conservación. Si una configuración concreta lo cumple es una pregunta para su asesor fiscal; ningún software puede acreditárselo.

¿Cuánto tiempo conservo las copias de seguridad y cuánto el correo archivado?

Las copias son una decisión operativa: hasta dónde quiere poder volver atrás, con los puntos de restauración más antiguos aclarados. Los plazos de un archivo vienen de las normas. En Alemania, los plazos habituales son seis años para la correspondencia comercial, ocho para los justificantes contables y diez para los libros y las cuentas anuales (§ 147 AO, § 257 HGB), contados desde el final del año natural. En España, el artículo 30 del Código de Comercio fija con carácter general seis años desde el último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan otras disposiciones; consulte con su gestor qué plazos le afectan.

¿Qué diferencia hay entre archivar y el journaling (registro en diario)?

El journaling es una forma de capturar el correo: una regla de diario de Exchange envía, por cada mensaje de su ámbito, un informe de diario con el mensaje original adjunto mientras el mensaje pasa por el transporte de correo. Archivar es conservar esos registros durante el plazo de conservación, sin cambios, con búsqueda y exportación. El journaling alimenta un archivo y no lo sustituye: Exchange Online ni siquiera puede guardar los informes de diario en sus propios buzones, así que deben ir a un archivo fuera de él.

¿Archivar quita el correo del buzón?

No tiene por qué. Algunos productos de archivado antiguos mueven el correo o lo sustituyen por un enlace para ahorrar espacio, que es un tercer significado de la palabra. Un archivo que es una copia independiente deja el buzón como está; lo que ocurre con el original lo deciden su propia retención del buzón y el usuario.

¿Necesita un archivo su propia copia de seguridad?

Sí. Un archivo protege los documentos frente a cambios, no frente a pérdidas: si se destruye su almacenamiento o se pierde la cuenta que lo contiene, los documentos desaparecen. Aplique al archivo la misma regla de copias y ubicaciones que aplica a todo lo demás.

Fuentes

Consultado el 29 de octubre de 2026.

  1. SNIA Dictionary (generado el 28 de abril de 2026, en inglés): backup y archive. Una copia de seguridad sirve para la recuperación, un archivo para la conservación a largo plazo
  2. Glosario del NIST (en inglés): backup (de NIST SP 800-34 Rev. 1). Una copia de datos y programas conservada para poder recuperar los sistemas
  3. INCIBE: Copias de seguridad: una guía de aproximación para el empresario (2018). El periodo de conservación de las copias depende de las necesidades de cada organización y de los requisitos legales, y la ley define el de la documentación contable (apartado 5.3)
  4. Código de Comercio, artículo 30 (BOE-A-1885-6627). Regla mercantil española general: los empresarios conservan libros, correspondencia, documentación y justificantes seis años desde el último asiento, salvo disposición general o especial
  5. § 147 Abgabenordnung (AO) (en alemán). Derecho alemán: plazos de conservación de 6, 8 y 10 años, su inicio al final del año natural, conservación en soportes de datos
  6. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) (en alemán). Derecho alemán: los mismos plazos según el derecho mercantil
  7. Bundesministerium der Finanzen: GoBD, carta del BMF de 14 de julio de 2025 (segunda modificación de la carta de 28 de noviembre de 2019) (en alemán). Los GoBD fijan requisitos sobre cómo se llevan los documentos empresariales, no solo sobre cuánto tiempo
  8. Microsoft Learn: Registro en diario en Exchange Online. Ámbitos de una regla de diario, contenido de un informe de diario y por qué el buzón de diario no puede estar en Exchange Online
  9. Documentación de Restow: Archive and journaling (en inglés). Las vías de captura que ofrece Restow y lo que ve cada una
  10. Microsoft Learn: Más información sobre las directivas de retención y las etiquetas que se deben conservar o eliminar. La retención como herramienta de cumplimiento: qué conserva, qué elimina y durante cuánto tiempo
  11. Documentación de Restow: Backup vs. archive (en inglés). Cómo mantiene Restow separadas las dos cosas