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¿Hace Microsoft 365 copia de seguridad de sus datos?

Microsoft mantiene Microsoft 365 en funcionamiento y resistente, pero eso no es una copia de seguridad desde la que pueda restaurar a demanda. Lo que usted mismo puede recuperar procede de las papeleras de reciclaje, el historial de versiones y los ajustes de retención, y todos tienen plazos: por ejemplo, 14 días por defecto (hasta 30) para los elementos eliminados de Exchange Online y 93 días para las papeleras de reciclaje de SharePoint y OneDrive. Según el modelo de responsabilidad compartida de Microsoft, proteger sus datos sigue siendo cosa suya, y Microsoft vende un producto de pago aparte, Microsoft 365 Backup, para la copia de seguridad y la restauración.

Lucas Flores Por , IT Systeme Flores UG. Última actualización:

¿Qué hace Microsoft y de qué es usted responsable?

Microsoft opera el servicio: los centros de datos, la replicación y la disponibilidad. La documentación de Microsoft sobre el modelo de responsabilidad compartida dice que, en todos los tipos de servicio en la nube, incluido el software como servicio como Microsoft 365, usted es el propietario de sus datos e identidades y es responsable de protegerlos. INCIBE dice algo parecido en su guía de copias de seguridad para empresarios (2018): las aplicaciones SaaS no ofrecen una garantía total de recuperación de datos en caso de pérdida, por lo que hace falta un respaldo adicional.

En la práctica significa decidir quién puede borrar datos, durante cuánto tiempo deben seguir siendo recuperables los datos borrados y cómo volvería a la normalidad tras un error, una cuenta de la que otra persona se ha apoderado o un borrado en todo el inquilino. Esa página es una orientación, no una cláusula contractual: lo que le vincula es su acuerdo con Microsoft.

¿Durante cuánto tiempo conserva Microsoft 365 los datos eliminados?

Estos son los plazos que documenta Microsoft, consultados el 15 de octubre de 2026. Los administradores pueden cambiar algunos, y una retención o una directiva de retención puede ampliar lo que se conserva (véase la sección siguiente).

Dónde Qué conserva Cuánto tiempo, por defecto Conviene saber
Exchange Online: carpeta Elementos recuperables Elementos eliminados de la carpeta Elementos eliminados, o eliminados con Mayús+Supr 14 días; un administrador puede ampliarlo a 30 Los elementos de calendario que contiene se purgan por defecto a los 120 días. La carpeta tiene una cuota (por defecto, una cuota de advertencia de 20 GB y un límite máximo de 30 GB); si llega a la cuota de advertencia antes de que termine el plazo, se eliminan primero los elementos más antiguos.
Exchange Online: buzón de usuario eliminado El buzón de una cuenta de usuario eliminada 30 días y después se elimina de forma permanente Los mismos 30 días se aplican después de retirar a un usuario una licencia de Exchange Online.
SharePoint: papelera de reciclaje del sitio y papelera de reciclaje de segunda fase Archivos, listas y elementos eliminados 93 días en total entre las dos fases Los elementos eliminados de la papelera de segunda fase se purgan de inmediato. Si supera su cuota, se purgan primero los elementos más antiguos.
SharePoint: colección de sitios eliminada Una colección de sitios eliminada, con sus sitios y su contenido 93 días Después, los sitios y su contenido se eliminan de forma permanente.
SharePoint: copias de seguridad propias de Microsoft Copias de seguridad conservadas para restaurar una colección de sitios completa o un subsitio 14 días más desde la eliminación No es autoservicio: la restauración se solicita al soporte de Microsoft.
OneDrive: papelera de reciclaje Archivos y carpetas eliminados 93 días en cuentas profesionales o educativas, 30 días en cuentas personales En cuentas profesionales o educativas, un administrador puede cambiar el ajuste de retención.
SharePoint y OneDrive: historial de versiones Versiones anteriores de un archivo Hasta 500 versiones principales, sin caducidad El valor predeterminado de la organización se aplica a las bibliotecas nuevas y a las cuentas nuevas de OneDrive; las bibliotecas existentes se configuran una a una, y los administradores pueden cambiar los límites.

El correo que un usuario simplemente conserva permanece mientras el usuario lo conserve. Lo que esta tabla no puede darle es nada anterior a sus plazos que ninguna retención ni copia de seguridad haya conservado: un correo borrado en marzo no está en la carpeta Elementos recuperables en junio.

¿Son lo mismo las directivas de retención y la retención por juicio que una copia de seguridad?

No, son herramientas de cumplimiento. Microsoft describe las directivas y las etiquetas de retención como una forma de conservar o eliminar datos para cumplir requisitos normativos, dentro de una estrategia de ciclo de vida de los datos a largo plazo, y las retenciones (por ejemplo, la retención por juicio, Litigation Hold) como una forma de conservar contenido para una investigación legal. Ambas funcionan guardando una copia del contenido modificado o eliminado en un lugar oculto, como la carpeta Elementos recuperables de un buzón o la biblioteca de suspensión para conservación (Preservation Hold Library) de un sitio, para que no se purgue.

Eso es conservación, no recuperación. La misma separación, un almacén para recuperar frente a un almacén para registros, es el tema de copia de seguridad o archivo. No hay un punto de restauración al que pueda devolver un buzón o un sitio: se buscan elementos y se recuperan o se exportan. Un responsable de cumplimiento puede usarlo para demostrar qué existía; un administrador que necesita un buzón tal como estaba el martes pasado no puede simplemente restaurarlo. Además, las retenciones y las directivas son ajustes de administrador, así que quien controla el inquilino las controla; Microsoft ofrece el Bloqueo de conservación (Preservation Lock) para hacer irreversible una directiva de retención en casos regulados. La propia documentación de Microsoft 365 Backup dice que las directivas de retención y de eliminación no afectan a la ventana de recuperación de la copia de seguridad, que permanece aislada de ellas.

¿Qué es Microsoft 365 Backup?

Microsoft 365 Backup (en la documentación en español de Microsoft, «Copia de seguridad de Microsoft 365») es el producto de copia de seguridad propio y de pago de Microsoft. Datos de la página de información general de Microsoft, consultada el 15 de octubre de 2026:

Es una copia de seguridad en el sentido de que conserva puntos de restauración a los que puede volver. También está, por diseño, dentro del límite de Microsoft, administrada por los mismos administradores en el mismo centro de administración. Que le convenga depende de si quiere la copia con el mismo proveedor o aparte de él. Para una comparación dato por dato, véase Restow frente a Microsoft 365 Backup (en inglés), y para saber cuánto cuesta una copia de seguridad por usuario, cuánto cuesta una copia de seguridad de Microsoft 365 por usuario.

¿Qué dice el contrato de servicios de Microsoft sobre las copias de seguridad?

El apartado 6(b), «Disponibilidad de los Servicios», del Contrato de Servicios de Microsoft recomienda «realizar una copia de seguridad periódica de Su contenido y Sus Datos» que almacena en los servicios. Ese contrato regula los servicios de Microsoft para consumidores; para productos empresariales como Microsoft 365 para organizaciones se aplican otros contratos, y el propio contrato indica que, con una cuenta profesional o educativa, el uso puede estar sujeto a los contratos que Microsoft tenga con usted o con su organización, en cuyo caso no se aplican esos términos. Lea, pues, el pasaje como una muestra de la posición general de Microsoft, no como una cláusula del contrato de su organización. La versión consultada para esta página es la que está en vigor desde el 30 de septiembre de 2026.

¿Cuándo importa una copia de seguridad de otro proveedor?

Muchas organizaciones pequeñas se las arreglan con papeleras de reciclaje y retención para los errores corrientes. Una copia de seguridad aparte empieza a importar en los extremos:

Si necesita Qué le dan las herramientas integradas Qué añade una copia de seguridad aparte
Recuperar algo borrado hace meses Papeleras de reciclaje y carpeta Elementos recuperables: de 14 a 93 días. Las retenciones y las directivas de retención solo ayudan si ya existían antes del borrado. Puntos de restauración durante el tiempo que su regla de retención los conserve.
Mantener una copia fuera del inquilino, con credenciales propias Los datos en uso y las redes de seguridad integradas comparten las cuentas de administrador del inquilino. Una copia en otro proveedor o en otro lugar; véase la regla 3-2-1.
Recuperar los datos de un usuario o de una licencia retirados El buzón durante 30 días; después se elimina de forma permanente. Datos que permanecen durante el tiempo que diga la regla de retención, cuando la cuenta ya no existe.
Cumplir un contrato o una norma que exige una copia separada Depende del requisito; léalo. Una copia de seguridad aparte, si el requisito la exige.

Nada de esto hace imprescindible una copia de seguridad de otro proveedor para todo el mundo. Depende de hasta dónde atrás pueda necesitar llegar, de quién podría borrar datos y de lo que le costaría perder un buzón.

Cómo lo resuelve Restow

Lo que Restow copia hoy

Correo, calendario y contactos de Exchange Online, OneDrive y sitios de SharePoint Online, de forma incremental mediante Microsoft Graph, además de buzones IMAP, en un repositorio que usted elige: disco local, almacenamiento de objetos compatible con S3 o un recurso compartido NFS. Una restauración puede ser granular o completa, en la misma cuenta o en otra, y es no destructiva por defecto. Los puntos de restauración se conservan según una política de retención que usted define (véase la rotación abuelo-padre-hijo); sin política, se conservan todos los puntos de restauración. Una comprobación de restauración semanal relee una muestra de cada copia y muestra el resultado como preparación de recuperación. Véase copia de seguridad de Microsoft 365 e IMAP, restauración y verificación.

En SharePoint, cada sincronización del directorio encuentra los sitios del inquilino (incluidos los sitios que hay detrás de los grupos de Microsoft 365 y de Teams; los sitios personales quedan en el OneDrive de su propietario), y cada sitio pasa a ser un objeto protegido. Una copia contiene cada biblioteca de documentos, cada lista con sus columnas y los valores de los campos de cada elemento de lista, además de la descripción del sitio. En el explorador de restauración puede descargar bibliotecas, carpetas, archivos, listas y elementos como ZIP, devolver archivos y carpetas a su biblioteca original o a otra biblioteca de un sitio copiado, y devolver elementos de lista a su lista original como elementos nuevos. Para SharePoint Restow necesita un permiso que el correo y OneDrive no necesitaban, así que un administrador del inquilino debe dar un nuevo consentimiento de administrador; hasta entonces el correo y OneDrive siguen funcionando, y la sincronización del directorio avisa de que los sitios no se encuentran ni se copian.

Desde la 0.4.5 también se pueden copiar el calendario y las conversaciones de los grupos de Microsoft 365, incluidos los grupos que hay detrás de Teams. Los grupos son opcionales: no se copia ningún grupo hasta que active «Proteger todos los grupos de Microsoft 365» en las reglas de protección o incluya grupos sueltos. Una copia contiene el calendario del grupo y cada publicación de cada conversación como mensaje de correo. Una restauración en el buzón de un usuario recupera eventos y conversaciones; una restauración en el propio grupo recupera solo eventos de calendario, porque Microsoft Graph no permite a ninguna aplicación publicar en una conversación de grupo. No necesita ningún permiso nuevo.

Una copia de seguridad no es un archivo, y Restow los mantiene separados. En Business y Service Provider un trabajo de correo también puede archivar buzones de Microsoft 365: desde la 0.4.4 por notificaciones de cambios de Microsoft Graph, que obtienen cada correo nuevo en pocos minutos tras la entrega, o por journaling de Exchange Online, que copia el correo durante el transporte. La captura por Graph es cercana al momento y no es completa: un correo eliminado definitivamente antes de que Restow lo obtuviera puede faltar. Una directiva de retención o una retención por litigio (Litigation Hold) en su inquilino conserva el correo eliminado el tiempo suficiente para que la captura lo alcance; Microsoft Graph no ofrece forma de leer esas retenciones, así que Restow no puede comprobarlas y un administrador las confirma por fuente, con comandos ya preparados de PowerShell de Exchange Online que muestran el estado. La captura por Graph no necesita ningún permiso nuevo y se probó contra una API de Graph simulada, no contra un inquilino real. Véase cómo entra el correo en el archivo.

Lo que todavía no hace

  • Restow no hace copia de seguridad de los chats ni de los mensajes de canal de Teams. De un grupo de Microsoft 365 copia el calendario y las conversaciones, no los adjuntos de los eventos de calendario. De un sitio de SharePoint no copia los adjuntos de los elementos de lista, el diseño del sitio, su navegación ni sus flujos de trabajo. Los permisos se guardan solo como información y nunca se restauran, y un sitio o una biblioteca eliminados no se vuelven a crear. Las carpetas públicas de Exchange quedan fuera de alcance por ahora.
  • La copia y la restauración de Microsoft 365 todavía no se han ejecutado contra un inquilino real de Microsoft 365 en las comprobaciones de cada versión de Restow: la comprobación 4 se omitió en todas las versiones hasta ahora, y Microsoft 365 está cubierto por pruebas contra una API de Graph simulada, también los sitios de SharePoint y los calendarios y conversaciones de grupo. Restow es una beta: utilícelo junto a sus copias de seguridad actuales hasta que haya verificado restauraciones con sus propios datos.
  • La primera copia de un inquilino grande puede tardar días, porque Microsoft limita la velocidad de la API de Graph.

Adónde van los datos

No a la nube de Microsoft. Restow no se basa en Microsoft 365 Backup Storage; las copias van al almacenamiento que usted elige, con una clave distinta por inquilino. Lo que está previsto figura en la hoja de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo recuperar un correo borrado hace más de 30 días en Microsoft 365?

No con las herramientas de papelera integradas. Los elementos eliminados de la carpeta Elementos eliminados permanecen en la carpeta Elementos recuperables 14 días por defecto, hasta 30 si un administrador lo amplió, y los elementos de calendario 120 días. Pasado ese plazo, un correo solo se puede recuperar si antes de borrarlo había una retención o una directiva de retención, o si una copia de seguridad aparte lo tiene.

¿Es la papelera de reciclaje de Microsoft 365 una copia de seguridad?

No. Es una red de seguridad con límite de tiempo: 93 días en SharePoint y en OneDrive con una cuenta profesional o educativa, 30 días en una cuenta personal de OneDrive. Contiene archivos eliminados, no puntos de restauración, y lo que sale de ella desaparece si nada más lo conservó.

¿Qué pasa con el buzón de un usuario cuando elimino al usuario?

Exchange Online conserva el buzón de una cuenta de usuario eliminada durante 30 días, en los que puede restaurar la cuenta. Después, el buzón se elimina de forma permanente y no se puede recuperar, salvo que antes de la eliminación se le hubiera aplicado una retención, como la retención por juicio (Litigation Hold).

¿Es gratis Microsoft 365 Backup?

No. Según Microsoft Learn se factura por uso, a 0,15 USD por GB al mes de datos protegidos, y las restauraciones son gratuitas. Compruebe la página de precios vigente de Microsoft, porque los precios cambian.

¿Necesito una copia de seguridad si ya uso directivas de retención?

Las directivas de retención conservan contenido por motivos de cumplimiento y no le dan puntos de restauración. Si solo necesita demostrar qué existía, pueden bastar. Si necesita restaurar un buzón o un sitio a un día concreto, o mantener una copia fuera del inquilino, necesita una copia de seguridad.

Fuentes

Consultado el 29 de octubre de 2026.

  1. Microsoft Learn: Responsabilidad compartida en la nube. Los datos y las identidades del cliente siguen siendo responsabilidad del cliente, también en SaaS
  2. Microsoft Learn: Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online. 14 días por defecto y hasta 30, elementos de calendario 120 días, cuotas
  3. Microsoft Learn: Eliminar o restaurar buzones de usuario en Exchange Online. 30 días para un buzón de usuario eliminado y tras retirar una licencia
  4. Microsoft Learn: Eliminación de datos de SharePoint en Microsoft 365. 93 días entre las dos papeleras de reciclaje, colecciones de sitios eliminadas y los 14 días adicionales para una restauración a través del soporte
  5. Soporte de Microsoft: Restaurar archivos eliminados o carpetas en OneDrive. 93 días para cuentas profesionales o educativas, 30 días para cuentas personales
  6. Microsoft Learn: Establecimiento de límites de versión de la organización predeterminados para nuevas bibliotecas de documentos y cuentas de OneDrive. El límite predeterminado de 500 versiones principales y cómo se aplica
  7. Microsoft Learn: Más información sobre directivas y etiquetas de retención. La retención como herramienta de cumplimiento y de ciclo de vida de los datos, y el Bloqueo de conservación
  8. Microsoft Learn: Información general sobre la Copia de seguridad de Microsoft 365. Cargas de trabajo, ventana y puntos de recuperación, facturación, almacenamiento solo anexado y límites de escala
  9. Microsoft Learn: Modelo de precios de la Copia de seguridad de Microsoft 365. El precio de lista de 0,15 USD por GB al mes
  10. Contrato de Servicios de Microsoft, apartado 6(b), en vigor desde el 30 de septiembre de 2026. La recomendación de hacer copias de seguridad, y el ámbito del contrato (servicios para consumidores)
  11. INCIBE: Copias de seguridad, una guía de aproximación para el empresario (2018). Las aplicaciones SaaS no ofrecen una garantía total de recuperación de datos y hace falta un respaldo adicional (apartado 3, solución nube a nube)