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Sichert Microsoft 365 Ihre Daten?

Microsoft hält Microsoft 365 am Laufen und ausfallsicher, aber das ist kein Backup (keine Datensicherung), aus dem Sie nach Bedarf wiederherstellen können. Was Sie selbst zurückholen können, stammt aus Papierkörben, Versionsverlauf und Aufbewahrungseinstellungen, und die haben Zeitgrenzen: zum Beispiel standardmäßig 14 Tage (bis zu 30) für gelöschte Exchange-Online-Elemente und 93 Tage für die Papierkörbe von SharePoint und OneDrive. Nach dem Modell der geteilten Verantwortung bleibt es Ihre Aufgabe, Ihre Daten zu schützen, und Microsoft verkauft mit Microsoft 365 Backup ein eigenes, kostenpflichtiges Produkt für Backup und Restore.

Lucas Flores Von , IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am

Was tut Microsoft, und wofür sind Sie verantwortlich?

Microsoft betreibt den Dienst: die Rechenzentren, die Replikation und die Verfügbarkeit. Die Dokumentation von Microsoft zum Modell der geteilten Verantwortung sagt, dass Ihnen bei jeder Art von Clouddienst, auch bei Software as a Service wie Microsoft 365, Ihre Daten und Identitäten gehören und Sie für ihren Schutz verantwortlich sind.

In der Praxis heißt das: entscheiden, wer Daten löschen darf, wie lange Gelöschtes wiederherstellbar bleiben soll und wie Sie nach einem Fehler, einem übernommenen Konto oder einer mandantenweiten Löschung zurückkommen. Diese Seite ist eine Orientierungshilfe, keine Vertragsklausel: Was Sie bindet, ist Ihre Vereinbarung mit Microsoft.

Wie lange bewahrt Microsoft 365 gelöschte Daten auf?

Das sind die von Microsoft dokumentierten Fristen, gelesen am 15. Oktober 2026. Administratoren können einige davon ändern, und ein Beweissicherungsverfahren oder eine Aufbewahrungsrichtlinie kann verlängern, was erhalten bleibt (siehe nächster Abschnitt).

Wo Was es aufbewahrt Wie lange standardmäßig Gut zu wissen
Exchange Online: Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ Elemente, die aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöscht oder mit UMSCHALT+ENTF gelöscht wurden 14 Tage; ein Administrator kann auf 30 erhöhen Kalenderelemente darin werden standardmäßig nach 120 Tagen entfernt. Der Ordner hat ein Kontingent (standardmäßig ein weicher Grenzwert von 20 GB und ein harter von 30 GB); erreicht er sein Warnkontingent vor Ablauf der Frist, werden die ältesten Elemente zuerst entfernt.
Exchange Online: gelöschtes Benutzerpostfach Das Postfach eines gelöschten Benutzerkontos 30 Tage, danach endgültig gelöscht Dieselben 30 Tage gelten, nachdem einem Benutzer eine Exchange-Online-Lizenz entzogen wurde.
SharePoint: Papierkorb der Website und Papierkorb der zweiten Stufe Gelöschte Dateien, Listen und Elemente 93 Tage insgesamt über beide Stufen Elemente, die aus dem Papierkorb der zweiten Stufe gelöscht werden, sind sofort endgültig weg. Überschreitet er sein Kontingent, werden die ältesten Elemente zuerst entfernt.
SharePoint: gelöschte Websitesammlung Eine gelöschte Websitesammlung mit ihren Websites und Inhalten 93 Tage Danach werden die Websites und ihre Inhalte endgültig gelöscht.
SharePoint: Microsofts eigene Sicherungen Sicherungen für eine vollständige Wiederherstellung einer Websitesammlung oder Unterwebsite 14 weitere Tage über das Löschen hinaus Keine Selbstbedienung: Eine Wiederherstellung wird beim Microsoft-Support angefordert.
OneDrive: Papierkorb Gelöschte Dateien und Ordner 93 Tage für Geschäfts-, Schul- und Unikonten, 30 Tage für persönliche Konten Bei Geschäfts-, Schul- und Unikonten kann ein Administrator die Aufbewahrungseinstellung ändern.
SharePoint und OneDrive: Versionsverlauf Frühere Versionen einer Datei Bis zu 500 Hauptversionen, ohne Ablauf Der Organisationsstandard gilt für neue Bibliotheken und OneDrive-Konten; bestehende Bibliotheken werden einzeln eingestellt, und Administratoren können die Limits ändern.

Mail, die ein Benutzer einfach behält, bleibt, solange der Benutzer sie behält. Was diese Tabelle nicht liefern kann, ist alles, was älter ist als ihre Fristen und was kein Beweissicherungsverfahren und kein Backup aufbewahrt hat: Eine im März gelöschte Mail liegt im Juni nicht mehr im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“.

Sind Aufbewahrungsrichtlinien und Beweissicherungsverfahren dasselbe wie ein Backup?

Nein, sie sind Compliance-Werkzeuge. Microsoft beschreibt Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen als Weg, Daten aus Compliancegründen zu behalten oder zu löschen, als Teil einer langfristigen Strategie für den Datenlebenszyklus, und Haltebereiche (Holds) als Weg, Inhalte für eine rechtliche Untersuchung zu erhalten. Beide funktionieren, indem sie eine Kopie geänderter oder gelöschter Inhalte an einem versteckten Ort aufbewahren, etwa im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ eines Postfachs oder in der Permanenten Aufbewahrungsbibliothek (Preservation Hold Library) einer Website, damit sie nicht endgültig entfernt werden.

Das ist Erhalt, nicht Wiederherstellung. Es gibt keinen Sicherungsstand, auf den Sie ein Postfach oder eine Website zurücksetzen können: Sie suchen nach Elementen und stellen sie wieder her oder exportieren sie. Wer für Compliance zuständig ist, kann damit zeigen, was existiert hat; ein Administrator, der ein Postfach so braucht, wie es letzten Dienstag war, kann es nicht einfach zurücksetzen. Den gleichen Gegensatz, ein Speicher für die Wiederherstellung gegen einen Speicher für Unterlagen, behandelt Backup und Archivierung. Haltebereiche und Richtlinien sind außerdem Administratoreinstellungen, wer den Mandanten kontrolliert, kontrolliert also auch sie; Microsoft bietet Preservation Lock an, um eine Aufbewahrungsrichtlinie für regulierte Fälle unumkehrbar zu machen. Die Dokumentation von Microsoft 365 Backup selbst sagt, dass Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien das Wiederherstellungsfenster des Backups nicht beeinflussen, das davon getrennt bleibt.

Was ist Microsoft 365 Backup?

Microsoft 365 Backup ist Microsofts eigenes, kostenpflichtiges Backup-Produkt. Fakten von der Übersichtsseite von Microsoft, gelesen am 15. Oktober 2026:

Es ist ein Backup in dem Sinn, dass es Sicherungsstände aufbewahrt, auf die Sie zurückgehen können. Es sitzt außerdem bewusst innerhalb der Grenze von Microsoft, verwaltet von denselben Administratoren im selben Admin Center. Ob das passt, hängt davon ab, ob Sie das Backup beim selben Hersteller oder getrennt davon haben wollen. Einen Vergleich Fakt für Fakt finden Sie unter Restow im Vergleich mit Microsoft 365 Backup, und was Backup pro Nutzer kostet, unter Was ein Microsoft-365-Backup pro Nutzer kostet.

Was sagt der Servicevertrag von Microsoft zu Backups?

Abschnitt 6(b), „Dienstverfügbarkeit“, des Microsoft-Servicevertrags empfiehlt, die Inhalte und Daten, die Sie in den Diensten speichern, regelmäßig zu sichern. Dieser Vertrag gilt für die Verbraucherdienste von Microsoft; für Geschäftsangebote wie Microsoft 365 für Organisationen gelten gesonderte Verträge, und der Vertrag selbst weist darauf hin, dass für Arbeits- oder Schulkonten andere Vereinbarungen gelten können. Lesen Sie die Stelle also als Aussage zur allgemeinen Haltung von Microsoft, nicht als Klausel im Vertrag Ihrer Organisation. Die für diese Seite gelesene Fassung ist die, die am 30. September 2026 in Kraft tritt.

Wann zählt ein Backup eines Drittanbieters?

Viele kleine Organisationen kommen für alltägliche Fehler mit Papierkörben und Aufbewahrung aus. Ein eigenes Backup beginnt an den Rändern zu zählen:

Wenn Sie ... Was die eingebauten Werkzeuge bieten Was ein eigenes Backup ergänzt
etwas zurückholen müssen, das vor Monaten gelöscht wurde Papierkörbe und der Ordner „Wiederherstellbare Elemente“: 14 bis 93 Tage. Haltebereiche und Aufbewahrungsrichtlinien helfen nur, wenn sie vor dem Löschen bestanden. Sicherungsstände, solange seine Aufbewahrungsregel sie behält.
eine Kopie außerhalb des Mandanten unter eigenen Zugangsdaten halten wollen Die Live-Daten und die eingebauten Sicherheitsnetze teilen sich die Administratorkonten des Mandanten. Eine Kopie bei einem anderen Anbieter oder an einem anderen Ort; siehe die 3-2-1-Regel.
Daten eines entfernten Benutzers oder einer entzogenen Lizenz zurückholen müssen Das Postfach für 30 Tage, danach ist es endgültig gelöscht. Daten, die so lange bleiben, wie die Aufbewahrungsregel sagt, auch nachdem das Konto weg ist.
einen Vertrag oder eine Vorschrift erfüllen müssen, die eine getrennte Kopie verlangt Hängt von der Anforderung ab; lesen Sie sie. Ein getrenntes Backup, wenn die Anforderung eines verlangt.

Nichts davon macht ein Backup eines Drittanbieters für jeden nötig. Es kommt darauf an, wie weit zurück Sie womöglich müssen, wer Daten löschen könnte und was ein verlorenes Postfach Sie kosten würde.

So macht es Restow

Was Restow heute sichert

Exchange-Online-Mail, Kalender und Kontakte, OneDrive und SharePoint-Online-Websites, inkrementell über Microsoft Graph, dazu IMAP-Postfächer, in ein Repository Ihrer Wahl: lokale Platte, S3-kompatibler Objektspeicher oder eine NFS-Freigabe. Eine Wiederherstellung ist granular oder vollständig, in dasselbe Konto oder ein anderes, und standardmäßig nicht-destruktiv. Sicherungsstände werden nach einer von Ihnen gesetzten Aufbewahrungsrichtlinie behalten (siehe Generationenprinzip (Großvater-Vater-Sohn)); ohne Richtlinie bleibt jeder Sicherungsstand erhalten. Eine wöchentliche Restore-Prüfung liest eine Stichprobe jedes Backups zurück und zeigt das Ergebnis in der Ansicht Wiederherstellbarkeit. Siehe Microsoft-365- und IMAP-Backup, Restore und Verifizierung.

Bei SharePoint findet jeder Verzeichnisabgleich die Websites des Mandanten (die Websites hinter Microsoft-365-Gruppen und Teams eingeschlossen; persönliche Websites bleiben beim OneDrive ihres Besitzers), und jede Website wird ein geschütztes Objekt. Ein Backup enthält jede Dokumentbibliothek, jede Liste mit ihren Spalten und den Feldwerten jedes Listenelements sowie die Beschreibung der Website. Im Restore-Explorer können Sie Bibliotheken, Ordner, Dateien, Listen und Elemente als ZIP herunterladen, Dateien und Ordner in ihre ursprüngliche Bibliothek oder in eine andere Bibliothek einer gesicherten Website zurückspielen und Listenelemente als neue Elemente in ihre ursprüngliche Liste zurückspielen. Für SharePoint braucht Restow eine Berechtigung, die Mail und OneDrive nicht brauchten, deshalb muss ein Administrator des Mandanten eine neue Administratorzustimmung erteilen; bis dahin laufen Mail und OneDrive weiter, und der Verzeichnisabgleich warnt, dass Websites weder gefunden noch gesichert werden.

Seit 0.4.5 lassen sich auch Kalender und Unterhaltungen von Microsoft-365-Gruppen sichern, auch der Gruppen hinter Teams. Gruppen sind Opt-in: Keine Gruppe wird gesichert, bis Sie in den Schutzregeln „Alle Microsoft-365-Gruppen schützen“ einschalten oder einzelne Gruppen einschließen. Ein Backup enthält den Kalender der Gruppe und jeden Beitrag jeder Unterhaltung als Mail-Nachricht. Ein Restore in das Postfach eines Benutzers bringt Ereignisse und Unterhaltungen zurück; ein Restore in die Gruppe selbst bringt nur Kalenderereignisse zurück, weil Microsoft Graph keiner App erlaubt, in eine Gruppenunterhaltung zu schreiben. Es braucht keine neue Berechtigung.

Ein Backup ist kein Archiv, und Restow hält beides getrennt. In Business und Service Provider kann ein Mail-Job Microsoft-365-Postfächer auch archivieren: seit 0.4.4 per Änderungsbenachrichtigungen von Microsoft Graph, die jede neue Mail binnen Minuten nach der Zustellung holen, oder per Exchange-Online-Journaling, das die Mail beim Transport kopiert. Die Graph-Erfassung ist zeitnah und nicht vollständig: Eine Mail, die endgültig gelöscht wird, bevor Restow sie geholt hat, kann fehlen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Litigation Hold in Ihrem Mandanten hält gelöschte Mail lange genug, damit die Erfassung sie erreicht; Microsoft Graph bietet keinen Lesezugriff auf solche Holds, Restow kann sie daher nicht prüfen, und ein Administrator bestätigt sie je Quelle, mit fertigen Befehlen für Exchange Online PowerShell, die den Stand zeigen. Die Graph-Erfassung braucht keine neue Berechtigung und wurde gegen eine simulierte Graph-API getestet, nicht gegen einen echten Mandanten. Siehe So kommt Mail ins Archiv.

Was es noch nicht kann

  • Restow sichert keine Teams-Chats und Kanalnachrichten. Von einer Microsoft-365-Gruppe sichert es Kalender und Unterhaltungen, nicht die Anhänge von Kalenderereignissen. Von einer SharePoint-Website sichert es nicht die Anhänge von Listenelementen, das Design der Website, ihre Navigation und ihre Workflows. Berechtigungen werden als Information mitgeführt und nie wiederhergestellt, und eine gelöschte Website oder Bibliothek wird nicht neu angelegt. Öffentliche Ordner von Exchange sind vorerst außerhalb des Umfangs.
  • Microsoft-365-Backup und -Restore sind in den Release-Prüfungen von Restow noch nicht gegen einen echten Microsoft-365-Tenant gelaufen: Prüfung 4 der Pipeline wurde in jedem bisherigen Release übersprungen, und Microsoft 365 ist durch Tests gegen eine simulierte Graph-API abgedeckt, SharePoint-Websites sowie Gruppenkalender und Unterhaltungen eingeschlossen. Restow ist eine Beta, betreiben Sie es also neben Ihrer bestehenden Sicherung, bis Sie Restores gegen Ihre eigenen Daten geprüft haben.
  • Das erste Backup eines großen Tenants kann Tage dauern, weil Microsoft die Graph-API drosselt.

Wohin die Daten gehen

Nicht in die Cloud von Microsoft. Restow baut nicht auf Microsoft 365 Backup Storage auf; Backups gehen auf den Speicher, den Sie wählen, mit einem eigenen Schlüssel je Mandant. Was geplant ist, steht auf der Roadmap.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich in Microsoft 365 eine gelöschte E-Mail nach 30 Tagen noch wiederherstellen?

Nicht mit den eingebauten Papierkorb-Werkzeugen. Aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ gelöschte Elemente bleiben standardmäßig 14 Tage im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“, bis zu 30, wenn ein Administrator das erhöht hat, Kalenderelemente 120 Tage. Danach lässt sich eine Mail nur wiederherstellen, wenn vor dem Löschen ein Beweissicherungsverfahren oder eine Aufbewahrungsrichtlinie bestand oder wenn ein eigenes Backup sie enthält.

Ist der Papierkorb von Microsoft 365 ein Backup?

Nein. Er ist ein Sicherheitsnetz mit Zeitlimit: 93 Tage für SharePoint und für OneDrive mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto, 30 Tage für ein persönliches OneDrive-Konto. Er enthält gelöschte Dateien, keine Sicherungsstände, und was ihn verlässt, ist weg, wenn nichts anderes es aufbewahrt hat.

Was passiert mit dem Postfach eines Benutzers, wenn ich den Benutzer lösche?

Exchange Online bewahrt das Postfach eines gelöschten Benutzerkontos 30 Tage lang auf, in denen Sie das Konto wiederherstellen können. Danach wird das Postfach endgültig gelöscht und lässt sich nicht wiederherstellen, es sei denn, vor dem Löschen wurde ein Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold) darauf gesetzt.

Ist Microsoft 365 Backup kostenlos?

Nein. Laut Microsoft Learn wird es nutzungsbasiert mit 0,15 USD je GB und Monat geschützter Daten abgerechnet, Wiederherstellungen sind kostenlos. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite von Microsoft, denn Preise ändern sich.

Brauche ich ein Backup, wenn ich schon Aufbewahrungsrichtlinien nutze?

Aufbewahrungsrichtlinien erhalten Inhalte für die Compliance und liefern keine Sicherungsstände. Wenn Sie nur belegen müssen, was existiert hat, reichen sie womöglich. Wenn Sie ein Postfach oder eine Website auf einen bekannten Tag zurücksetzen oder eine Kopie außerhalb des Mandanten halten wollen, brauchen Sie ein Backup.

Quellen

Gelesen am 29. Oktober 2026.

  1. Microsoft Learn: Gemeinsame Verantwortung in der Cloud. Kundendaten und Identitäten bleiben Sache des Kunden, auch bei SaaS
  2. Microsoft Learn: Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ in Exchange Online. 14 Tage Standard und bis zu 30, Kalenderelemente 120 Tage, Kontingente
  3. Microsoft Learn: Löschen oder Wiederherstellen von Benutzerpostfächern in Exchange Online. 30 Tage für ein gelöschtes Benutzerpostfach und nach dem Entfernen einer Lizenz
  4. Microsoft Learn: Microsoft 365 SharePoint-Datenlöschung. 93 Tage über beide Papierkörbe, gelöschte Websitesammlungen und die 14 zusätzlichen Tage für eine Wiederherstellung über den Support
  5. Microsoft Support: Wiederherstellen gelöschter Dateien oder Ordner auf OneDrive. 93 Tage für Geschäfts-, Schul- und Unikonten, 30 Tage für persönliche Konten
  6. Microsoft Learn: Festlegen von Standardversionsbeschränkungen für die Organisation. Das Standardlimit von 500 Hauptversionen und wie es gilt
  7. Microsoft Learn: Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zum Beibehalten oder Löschen von Inhalten. Aufbewahrung als Compliance-Werkzeug: was sie aufbewahrt, löscht und wie lange, dazu Preservation Lock
  8. Microsoft Learn: Übersicht über Microsoft 365-Backup. Workloads, Wiederherstellungsfenster und -punkte, Abrechnung, Append-only-Speicher und Skalierungsgrenzen
  9. Microsoft Learn: Preismodell für Microsoft 365-Backup. Der Listenpreis von 0,15 USD je GB und Monat
  10. Microsoft-Servicevertrag, Abschnitt 6(b), gültig ab 30. September 2026. Die Empfehlung, Inhalte und Daten regelmäßig zu sichern, und der Geltungsbereich des Vertrags (Verbraucherdienste)