Copia de seguridad de SharePoint Online, autoalojada
Por Lucas Flores, IT Systeme Flores UG. Última actualización:
Restow copia los sitios de SharePoint Online de un inquilino de Microsoft 365, con sus bibliotecas de documentos y sus listas, a través de la API de Microsoft Graph. Funciona en su propio servidor y escribe en el almacenamiento que usted elija, y usted explora y restaura un sitio en el mismo explorador de restauración que un buzón o un OneDrive. Está disponible desde la 0.4.0, en todas las ediciones, Community incluida. Necesita un permiso de aplicación más y un nuevo consentimiento de administrador en cada inquilino que ya estuviera conectado, y se probó con un Microsoft Graph simulado, no con un inquilino real: Restow es una beta.
Cómo se encuentra y se protege un sitio
Cada sincronización del directorio lista los sitios del inquilino. Se incluyen los sitios de los grupos de Microsoft 365 y de Teams; los sitios personales quedan fuera, porque son los OneDrives que se protegen a través de su propietario. Cada sitio pasa a ser un objeto protegido propio, del tipo «Sitio de SharePoint» (SharePoint site), y se ejecuta en los trabajos de correo como un buzón o un OneDrive. Un trabajo que cubre todo lo que no está en ningún otro trabajo cubre, por tanto, también cada sitio. Un sitio recién protegido recibe su primera copia de inmediato.
Las reglas de protección de una fuente tienen un interruptor propio, «Proteger todos los sitios de SharePoint» (Protect all SharePoint sites). Activado (el valor por defecto), se copia cada sitio del inquilino y usted excluye sitios sueltos en la lista de objetos protegidos; desactivado, no se copia ningún sitio que usted no incluya. El alcance por grupo, la lista de exclusión y el interruptor de buzones compartidos no se aplican a los sitios. Cambiar el modo nunca borra una copia: un sitio que sale del alcance deja de copiarse y conserva sus puntos de restauración. Un sitio que Microsoft ya no lista se marca como «Eliminado de la fuente» (Removed from source), y sus puntos de restauración se conservan.
Un sitio que Microsoft bloqueó (un administrador lo bloqueó, o pertenece a una
cuenta sin licencia, y responde HTTP 423 a nivel de sitio o en cada biblioteca)
termina sin punto de restauración desde la 0.4.7, en lugar de arrastrar copias
antiguas. En cuanto una única lectura barata confirma el bloqueo, el sitio figura
como «No se copia: bloqueado» (Not backed up: locked), un estado neutro sin
reintentos, sin cómputo de fallos y sin alerta backup.failed, y el
planificador deja de planificarlo; sus puntos de restauración se conservan. Como
todo objeto que Restow deja de copiar, figura primero en ámbar como «Ya no se
copia, confirme» (Not backed up any more, please confirm) hasta que un
administrador confirma «Sí, es intencionado» (Yes, intended); hasta entonces la
preparación queda al menos en amarillo. La sincronización del directorio solo
reactiva un sitio que sigue listado cuando vuelve a funcionar una lectura del
sitio; un sitio que ya no está listado se marca como eliminado de la fuente con el
motivo «Ya no está en la fuente» (No longer in the source), no como bloqueado. Una
restauración en la ubicación original de un sitio bloqueado se rechaza con el
motivo.
Qué contiene la copia de un sitio
Cada ejecución de un sitio produce un punto de restauración:
| Parte del sitio | Qué se guarda |
|---|---|
| Bibliotecas de documentos | Cada biblioteca de documentos, también la de las páginas del sitio y la de sus recursos. Archivos con sus carpetas, guardados con el mismo motor que OneDrive: la consulta delta de Microsoft por biblioteca (las ejecuciones posteriores leen solo lo que cambió), versiones anteriores opcionales y puntos de control, de modo que una ejecución larga continúa donde se quedó. |
| Listas | Cada lista visible, con sus columnas. Las listas ocultas del sistema y las bibliotecas que aparecen como listas se omiten. |
| Elementos de lista | Los valores de los campos de cada elemento como JSON, con su tipo de contenido, autor y fechas. |
| El propio sitio | Su título, su dirección y su descripción. |
Las listas no tienen consulta delta, así que una ejecución lee cada lista
completa; un elemento que no cambió reutiliza sus bytes guardados, y el
almacenamiento no crece por ello. Una biblioteca o una lista que Microsoft
Graph rechaza (403, 404 o 423, y desde la 0.4.7 también 400, 501 o un 500
persistente en una plantilla de lista o en los permisos de una biblioteca) se
comunica como elemento fallido y conserva su última copia, y el resto del sitio
recibe su punto de restauración; la ejecución termina «con advertencias». Un 500
o 502 en el contenido de una biblioteca sigue haciendo fallar el trabajo, que
continúa desde su punto de control, y un sitio reanudado cuenta los fallos de
elemento de las bibliotecas que terminó un intento anterior. Una biblioteca que
ya no existe ya no figura como «Este usuario no tiene un OneDrive al que Restow
pueda acceder». Un sitio que se eliminó en Microsoft
365 falla con el mensaje «Este sitio de SharePoint ya no existe» (This
SharePoint site no longer exists); sus puntos de restauración anteriores siguen
siendo restaurables. Microsoft limita la velocidad de SharePoint igual que la
de OneDrive, y Restow usa el mismo cliente, las mismas esperas, la misma cola
de copias y el mismo paralelismo por inquilino: la primera copia de un sitio
grande puede tardar mucho, y Restow muestra la espera en lugar de ocultarla.
Desde la 0.4.7, una copia que Microsoft Graph o el almacenamiento siguen
reteniendo tras todos sus reintentos figura en ámbar como «Retenida por el
servicio, se reintenta» (Held back by the service, retried) en lugar de «Fallida»
en rojo: queda fuera de los recuentos de fallos, no genera alerta
backup.failed ni webhook job.failed, y la siguiente
ejecución programada lo intenta de nuevo. Un trabajo en segundo plano respeta
además un Retry-After de hasta 5 minutos (antes de la 0.4.7, aproximadamente un
minuto).
Desde la 0.4.7 la página del trabajo nombra las fases de la copia de un sitio, «Leyendo el sitio» (Reading the site) y «Listas» (Lists), y las del descubrimiento de sitios, «Buscando sitios» (Finding sites), y de buzones de grupo, «Buscando buzones de grupo» (Finding group mailboxes).
El permiso adicional y un nuevo consentimiento de administrador
SharePoint necesita un permiso de aplicación que el correo y OneDrive no
necesitan: Sites.ReadWrite.All (Microsoft Graph, permiso de
aplicación). Es opcional, así que un inquilino que consintió antes de la 0.4.0
sigue contando como completo, y el correo y OneDrive no se ven afectados.
| Permiso concedido | Sitios encontrados y copiados | Restauración en un sitio |
|---|---|---|
Sites.ReadWrite.All |
Sí | Sí |
Solo Sites.Read.All |
Sí | No (la descarga como ZIP sigue funcionando) |
| Ninguno de los dos | No | No |
- El operador añade el permiso al registro de la aplicación de copia (Microsoft Graph, permisos de aplicación) y concede el consentimiento en su propio inquilino.
- El administrador de cada cliente consiente de nuevo. Un permiso añadido solo se aplica en el inquilino de un cliente tras un nuevo consentimiento de administrador: en la fuente de Microsoft 365, «Crear un nuevo enlace de consentimiento» (Create new consent link), válido una hora. Una fuente conectada mediante la aplicación Graph propia del cliente no tiene enlace de consentimiento: añada el permiso a esa aplicación, conceda allí el consentimiento y ejecute «Verificar permisos» (Verify permissions) en la fuente.
-
La siguiente sincronización del directorio encuentra los sitios.
Mientras falta el permiso, la fuente muestra «Los sitios de SharePoint no se
copian» (SharePoint sites are not backed up) o, con solo
Sites.Read.All, «Los sitios de SharePoint se pueden copiar, pero no restaurar en ellos» (SharePoint sites can be backed up, not restored into), y la sincronización del directorio avisa de que los sitios no se encuentran ni se copian. Los sitios que ya se conocían se quedan como están.
Un permiso que un administrador concede más tarde a la aplicación surte efecto sin un secreto de cliente nuevo: desde la 0.4.7, cuando Graph responde 401 o 403, Restow obtiene un token nuevo una vez y vuelve a enviar la solicitud, como máximo una vez por minuto por inquilino o fuente.
Restauración
Abra el explorador de restauración y elija un sitio en la sección «SharePoint y Teams» (SharePoint & Teams), y después un punto de restauración. Un sitio tiene dos áreas: «Bibliotecas» (Libraries: carpetas y archivos, con las versiones anteriores donde Restow las capturó) y «Listas» (Lists: elementos de lista). Solo los operadores de restauración y los administradores del inquilino ven los sitios; los usuarios finales no los ven nunca.
-
Descargar como ZIP sirve para cualquier selección: archivos,
carpetas y elementos de lista como archivos JSON, junto con
site.json, la descripción del sitio, de sus bibliotecas y de sus listas. -
Archivos y carpetas vuelven a su biblioteca original, en la ruta
que tenían, o a otra biblioteca de un sitio copiado de la misma fuente de Microsoft
365 (añada
:/Carpetapara restaurar en una subcarpeta). Restow sube los archivos grandes en sesiones y compara el tamaño y el hash de lo que escribió con la copia. - Elementos de lista vuelven solo a su lista original, como elementos nuevos, y solo los campos escribibles: las columnas del sistema, de solo lectura, ocultas y calculadas se dejan fuera, y SharePoint pone él mismo las fechas de creación y modificación y los autores de un elemento nuevo.
El cuadro de restauración pregunta qué hacer «Si un elemento ya existe» (If an item already exists): «Conservar ambos» (Keep both; el valor por defecto: un archivo que existe se restaura con un nombre nuevo, y los elementos de lista se añaden como elementos nuevos), «Sobrescribir» (Overwrite; un archivo que existe se sobrescribe, y SharePoint conserva el archivo sustituido como versión anterior; un elemento de lista que sigue existiendo recupera sus valores copiados) u «Omitir los existentes» (Skip existing). «Sobrescribir» solo se ofrece para sitios de SharePoint: las restauraciones en buzones y OneDrives nunca sobrescriben. Un sitio no pertenece a ninguna persona, así que restaurarlo no es una restauración de administrador en nombre de otra persona y no pide motivo, pero toda restauración queda escrita en el registro de auditoría.
Restaurable con comprobación, y vigilado frente al ransomware
Una comprobación de restauración, fijada en el trabajo de copia (semanal por defecto), relee hasta 20 archivos de muestra de las bibliotecas de un sitio y los compara con lo que se copió, la misma comprobación que para un OneDrive. Los elementos de lista no forman parte de la muestra. El resultado alimenta la «Preparación de recuperación» (Recovery readiness) junto a buzones y equipos; véase la página de verificación.
Cada punto de restauración nuevo se juzga también en busca de señales de ransomware. En un sitio eso se apoya en la cantidad de cambios y en la compresión y la deduplicación; las eliminaciones, las extensiones renombradas, los nombres y la entropía no existen para un sitio, y una señal sin datos dice «no disponible», nunca «limpio». Detalles en la página de detección de ransomware. Si activa las copias inmutables para el repositorio del inquilino, los datos de los sitios quedan bloqueados igual que los del correo y OneDrive (véase almacenamiento).
No hay eventos de alerta nuevos: las copias fallidas, correctas y atrasadas se comunican para los sitios igual que para los buzones, con el sitio como objeto. En el estado, los sitios aparecen junto a buzones y OneDrives, pero no cuentan como buzón protegido.
Qué no se copia
- Los chats y los mensajes de canal de Microsoft Teams. Los archivos de un canal están en la biblioteca del sitio del equipo y se copian con él.
- Los adjuntos de los elementos de lista: Microsoft Graph v1.0 no tiene interfaz para ellos.
- El diseño y los temas del sitio, la navegación, los elementos web fuera de la biblioteca de páginas del sitio, la plantilla del sitio y el centro de tipos de contenido: no se copian o se guardan solo como información.
- Los permisos: los recursos compartidos de bibliotecas y elementos se guardan como información y nunca se restauran; los grupos del sitio y las pertenencias no se guardan.
- Los flujos de trabajo (SharePoint 2010 y 2013), Power Automate y Power Apps.
- SharePoint Server local (on premises).
Límites declarados, no ocultos
- La copia y la restauración de SharePoint se probaron con una API de Microsoft Graph simulada, no con un inquilino real de Microsoft 365, y eso incluye la detección de un sitio bloqueado: una respuesta de Microsoft que Restow no reconoce como un bloqueo sigue siendo un fallo contado. Restow es una beta: úselo junto a su copia de seguridad actual y restaure a mano unos cuantos archivos y elementos de lista antes de fiarse de él.
- Un sitio o una biblioteca eliminados no se vuelven a crear. Los elementos de lista solo vuelven a su lista original, y una restauración que usted vuelve a iniciar en «Conservar ambos» los vuelve a añadir; el reintento de una restauración interrumpida no lo hace (desde la 0.4.7).
- La comprobación de restauración toma muestras de archivos de las bibliotecas; los elementos de lista no se comprueban.
- La primera copia de un sitio grande puede tardar mucho, porque Microsoft limita la velocidad de SharePoint. Una copia que sigue retenida tras todos sus reintentos figura como «Retenida por el servicio, se reintenta» y se intenta de nuevo en la siguiente ejecución programada.
- Los chats y los mensajes de canal de Teams no están cubiertos; tampoco los adjuntos de los elementos de lista, el diseño de un sitio ni sus permisos (véase arriba).
Ediciones
La copia y la restauración de SharePoint Online forman parte del núcleo Community y están, por tanto, en todas las ediciones: Community, Business y Service Provider. La Community Edition es gratuita y no tiene límite de buzones. Lo que añade cada edición está en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Respalda Restow SharePoint Online?
Sí, desde la 0.4.0, en todas las ediciones. Con Microsoft Graph copia las bibliotecas de documentos de cada sitio, cada lista visible con sus columnas y los valores de los campos de cada elemento de lista, y restaura archivos, carpetas y elementos de lista desde el explorador de restauración. Se probó con un Microsoft Graph simulado, no con un inquilino real de Microsoft 365, y Restow es una beta.
¿Qué permiso necesita y tiene que volver a consentir cada cliente?
La aplicación de copia necesita el permiso de aplicación de Microsoft Graph Sites.ReadWrite.All. Sites.Read.All basta para encontrar y copiar sitios, no para restaurar en ellos (la descarga como ZIP sigue funcionando). Un inquilino que se conectó antes de la 0.4.0 tiene que consentir de nuevo: el operador añade el permiso al registro de la aplicación y después el administrador del cliente vuelve a abrir el enlace de consentimiento de la fuente («Crear un nuevo enlace de consentimiento», Create new consent link). Una fuente que usa la aplicación Graph propia del cliente no tiene enlace de consentimiento: añada el permiso a esa aplicación, conceda allí el consentimiento y ejecute «Verificar permisos» (Verify permissions). Hasta entonces el correo y OneDrive siguen funcionando, y la sincronización del directorio avisa de que los sitios no se encuentran ni se copian. Un permiso que un administrador concede más tarde a la aplicación surte efecto sin un secreto de cliente nuevo (desde la 0.4.7).
¿Copia los sitios de los grupos de Microsoft 365 y de Teams?
Sí. Los sitios de grupos y de Teams se encuentran como cualquier otro sitio, y los archivos de un equipo están en la biblioteca de documentos de su sitio. Los sitios personales quedan fuera porque son OneDrives, que se protegen a través de su propietario. Los chats y los mensajes de canal de Teams no se copian. Desde la 0.4.5 también se pueden copiar, si usted lo activa, el calendario y las conversaciones del grupo de Microsoft 365 que hay detrás de un equipo.
¿Se copian los adjuntos de los elementos de lista, los permisos y el diseño del sitio?
No. Los adjuntos de los elementos de lista no se copian, porque Microsoft Graph v1.0 no tiene ninguna interfaz para ellos. El diseño y los temas del sitio, la navegación, los elementos web fuera de la biblioteca de páginas, la plantilla del sitio y el centro de tipos de contenido no se copian o se guardan solo como información. Los recursos compartidos y los permisos se guardan como información y nunca se restauran; los grupos del sitio y las pertenencias no se guardan en absoluto. Los flujos de trabajo (SharePoint 2010 y 2013), Power Automate y Power Apps tampoco se copian.
¿Cómo restauro un solo archivo o un elemento de lista?
En el explorador de restauración elija el sitio en la sección «SharePoint y Teams» (SharePoint & Teams), un punto de restauración y abra «Bibliotecas» (Libraries) o «Listas» (Lists). Los archivos y las carpetas vuelven a su biblioteca original o a otra biblioteca de un sitio copiado de la misma fuente; los elementos de lista vuelven a su lista original como elementos nuevos. Si un elemento ya existe, elija «Conservar ambos» (Keep both, el valor por defecto), «Sobrescribir» (Overwrite; SharePoint conserva el archivo sustituido como versión anterior) u «Omitir los existentes» (Skip existing). Cualquier selección se puede descargar también como ZIP.
¿Puede Restow volver a crear un sitio o una biblioteca eliminados?
No. Un sitio o una biblioteca eliminados no se vuelven a crear; usted restaura en una biblioteca que exista. Los elementos de lista solo vuelven a su lista original, y una restauración que usted vuelve a iniciar en el modo «Conservar ambos» vuelve a añadir los elementos, mientras que el reintento de una restauración interrumpida no lo hace (desde la 0.4.7). Los puntos de restauración de un sitio que se eliminó en Microsoft 365 siguen siendo restaurables.
¿Qué pasa cuando no se puede leer una biblioteca o una lista?
Microsoft Graph puede rechazar una biblioteca o una lista (403, 404 o 423, y desde la 0.4.7 también 400, 501 o un 500 persistente en una plantilla de lista o en los permisos de una biblioteca). Restow lo comunica como un elemento fallido y conserva su última copia; el resto del sitio se copia, y la ejecución termina con advertencias que explican qué ocurrió y qué hacer. Un 500 o 502 en el contenido de una biblioteca sigue haciendo fallar el trabajo, que continúa desde su punto de control. Si Microsoft bloqueó todo el sitio (423 a nivel de sitio o en cada biblioteca), la ejecución termina en cambio sin punto de restauración, y en cuanto una única lectura confirma el bloqueo el sitio figura como «No se copia: bloqueado» (Not backed up: locked; neutro, sin reintentos, sin cómputo de fallos) hasta que la sincronización del directorio lo encuentra de nuevo legible. La detección de un bloqueo se probó con una API de Graph simulada, no con un inquilino real.
¿Funciona con SharePoint Server local (on premises)?
No. Solo se admite SharePoint Online, a través de Microsoft Graph.
¿Está la copia de SharePoint en la Community Edition?
Sí. Forma parte del núcleo Community y, por tanto, de todas las ediciones; los sitios no cuentan como buzones protegidos. Restow es una beta: úselo junto a su copia de seguridad actual hasta que haya restaurado usted mismo desde él.
Documentación
La documentación (en inglés) tiene los detalles: SharePoint Online (qué se copia, el permiso adicional, la restauración, los fallos), conectar fuentes y la guía de Entra con todos los permisos en primeros pasos.
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